Assemblée Les Retrouvailles du 22 Février 2014
Notre président Vincent, ouvre la séance en remerciant la participation importante des licenciés malgré la période des vacances et annonce les excuses reçues de la plupart des absents.
Vincent résume en quelques termes les différentes fonctions au sein du bureau :
Frédéric et Guy qui collationnent les inscriptions à la FFCT.
Vincent et Laurent qui collationnent les inscriptions à l’UFOLEP.
Jean-Luc et Guillaume qui gèrent tous les équipements.
La gestion du site Internet assurée par Vincent, Guillaume et Jean-Paul.
La communication hebdomadaire assurée par Jacques (Turpin).
Vincent insiste sur l’importance de notre Randonnée Bleu et Jaune et annonce qu’une grande partie de notre assemblée sera consacrée à l’organisation de notre Randonnée. Il en profite pour rappeler que le jour de la randonnée nous ne roulons pas et que nous avons besoin de toutes les bonnes volontés pour assurer un bon accueil aux participants.
1.Organisation de notre Randonnée Bleu et Jaune.
Jean-Paul reprend le document d’organisation et liste poste par poste pour vérifier la présence des personnes. Vous trouverez en accompagnement le document d’organisation mis à jour.
L’organisation de la salle se fera le samedi matin de 9H à 12H.
Suite à une remarque de Pierre (Bocquet) il est demandé à chaque responsable de contrôle de s’assurer d’avoir du matériel de dépannage. A ce propos, il est demandé aux licenciés de ramener vos pneus usagés qui peuvent, à défaut, dépanner temporairement.
Pour les responsables des contrôles ne pas oublier de prendre la note d’autorisation délivrée par la préfecture.
Jacques (Coustenoble) rappelle la nécessité de récupérer des bouteilles vides pour les contrôles.
Christian (Devynck) propose de compléter l’accueil à l’entrée et à la sortie de la salle pour diriger les participants soit vers le VTT, la Route ou la Marche. Il est convenu que ces fonctions seront assurées par notre président Vincent et notre président d’honneur Jacques, excellente méthode pour que les clubs rencontrent notre nouveau président.
Pour le lavage VTT, Pierre (Bocquet) va confectionner 2 ou 3 supports vus lors du brevet de Flines les Raches.
Quelques postes restent à pourvoir comme un second photographe à l’entrée, une personne pour aider Jean-Paul sur la partie informatique, une personne supplémentaire pour aider à comptabiliser les participants.
Pour le fléchage route il est proposé d’essayer d’anticiper au maximum afin d’éviter d’éventuels problèmes de météo de dernière minute. Nous ferons donc un premier fléchage toute une journée lors de la semaine du 24 au 28 mars, et une seconde journée lors de la semaine du 31 mars au 4 avril. A chaque fois nous essayerons de manger dans une brasserie tous ensemble.
Vincent demande que le fléchage route ne soit pas trop grand et régulier. Il rappelle les règles : une flèche pour annoncer le changement de direction bien en anticipation, une flèche juste avant le changement de direction et une flèche en sortie du changement de direction. S’ il y a croisement faire une croix sur les routes à ne pas prendre. On essaiera de vous préparer un modèle de flèche. Restons relativement discret et limitons nous aux inscriptions au sol .
Pour le fléchage VTT, Vincent demande d’utiliser au maximum la rubalise et les panneaux afin de mieux respecter l’environnement. Pour rappel nous avons eu quelques soucis avec le responsable de l’ONF pour avoir notre autorisation donc soyons d’autant plus vigilants.
Pour la communication téléphonique le jour de la randonnée, il est conseillé de communiquer par SMS car les personnes en salle n’entendent pas leur sonnerie de téléphone à cause du bruit ambiant.
Le jour de la randonnée, afin que l’on puisse être identifié comme organisateur ne pas oublier de prendre votre gilet fluo jaune au nom du Cyclo Club Wavrin.
- Point sur les équipements :
Jean- Luc, responsable des équipements, annonce que nous avons 53 demandes pour les nouveaux équipements, ce qui constitue un réel succès. Vincent, tient à préciser que nous avons bénéficié de l’aide importante de nos 2 sponsors, Samuel et Stéphane. En effet, nos sponsors nous apportent une somme de 2 000€, avec un engagement sur 2 ans ce qui nous permet d’avoir une meilleure visibilité sur notre budget. Jean-Luc, précise que les nouveaux maillots seront une déclinaison des maillots des coureurs avec un peu plus de jaune. Il tient à souligner la très bonne qualité des tissus et que les tailles sont légèrement différentes de nos maillots actuels. Jean-Luc, annonce que le prix des maillots sera fixé à 35€ ( prix public 116€ soit un gain environ de 57%) et que le prix des cuissards est fixé à 50€. Il précise qu’un acompte de 50% sera demandé à la commande. D’après Jean-Luc, il faut environ un délai de 2 mois pour la livraison, ce qui nous amène à une livraison courant juin. Étant donné le succès des maillots, une étude est amorcée sur la confection de maillots à manches longues.
- Calendrier 2014 :
Vincent annonce la réalisation du calendrier en précisant que ce dernier pouvait évoluer en cours d’année. La nouveauté cette année est la lecture sur le même document des sorties Cyclo, VTT et des Courses. Le document papier est remis à chaque participant et reste disponible au local le lundi soir. Vous pourrez aussi retrouver ce document sur le site et nous mettrons à jour le calendrier du site avec toutes ces informations. Il est à noter que sur le site vous trouverez l’annonce de tous les brevets de la région , sans préférence, afin de ne pas froisser nos visiteurs extérieurs. C’est la communication du vendredi, de notre ami Jacques (Turpin), qui vous donnera la tendance lorsqu’il y aura plusieurs brevets sur la même journée.
Suite à une remarque de Christian (Bellot), nous allons essayer de respecter les horaires. Nous vous demandons d’arriver à l’heure au rendez-vous à Wavrin, et nous vous proposons de démarrer dans un délai maximum de 5 minutes après l’heure fixée, le temps de se dire bonjour, ce sera un peu pénalisant pour les retardataires mais c’est aussi une façon de respecter les gens qui sont à l’heure.
Un petit échange s’est engagé sur la notion de groupe. Nous constatons à l’heure actuelle l’existence de 3 groupes et il s’avère qu’il serait peut-être nécessaire de constituer un quatrième groupe roulant à une vitesse de 23 à 24 km/h et Pierre Gilles pourrait être le régulateur de ce groupe. A propos des groupes, il vous est demandé lorsque vous intégrez un groupe d’y respecter les règles et surtout de respecter l’allure. Si vous roulez plus vite, il vous suffit simplement de passer dans le groupe supérieur, mais surtout on vous demande de ne pas perturber le groupe, nous vous rappelons que nous sommes des cyclos et qu’au club il y a une section course si vous aimez la compétition. Autre remarque, nous sommes une association et chacun est libre de rouler selon son bon gré et avec les personnes de son choix, ainsi que le jour de son choix. La seule règle que le club demande de respecter, si vous venez aux rendez-vous du dimanche et du jeudi, est de respecter la vitesse du groupe le plus faible pour se rendre au brevet et pour le jeudi jusqu’au moment du choix des circuits. Nous souhaitons que cette règle soit respectée afin de conserver au sein du club une certaine convivialité et surtout continuer à échanger avec tous. Vincent profite du sujet pour faire un rappel sur le respect du code de la route et sur notre façon de rouler en groupe.
Jean-Paul donne les résultats du sondage sur le séjour à Val Joly :
38 réponses
17 réponses positives
7 pour la 1ère semaine
8 pour la seconde
8 pour la troisième
5 pour la quatrième
Le bureau décide donc de ne pas donner suite à ce projet étant donné le faible taux de participation par semaine.
Suite à ce bilan négatif, une autre proposition de sortie sur plusieurs jours est faite à l’ensemble des licenciés. Pierre (Bocquet) nous propose de faire le tour du Pas-de-Calais préparé par la FFCT, il a déjà travaillé sur le sujet, avec déjà un point de chute pour une soirée. La randonnée se déroulerait sur 3 jours pour une distance de 352 km. Le gros intérêt de ce genre de randonnée est que nous pouvons la programmer comme nous le voulons, suivant la météo, et que le coût d’inscription est inférieur à 5€ auquel il faudra évidement ajouter les frais d’hébergement et de nourriture. Le club se propose d’aider Pierre à réaliser ce projet qui peut nous apporter des points auprès de la FFCT.
N’oublions pas le 18 mai Lille Hardelot avec des dates limites pour l’inscription.
Le club souhaite vivement participer au séjour des copains de Dordogne au Mont Noir du 24 au 31 mai. Nous souhaitons les accompagner sur quelques sorties et en profiter pour certainement passer une soirée avec eux. Le club souhaite organiser un ravitaillement sur l’une de leur randonnée. Nous comptons sur votre participation sachant que le groupe adopte une allure très modérée donc accessible à tous.
Une organisation va être mise en place pour participer à la montagne de Reims le 29 juin. Vous aurez soit la possibilité de partir la veille ou le jour même. Une communication sur le sujet va rapidement être faite car il faut retenir le couchage longtemps à l’avance.
Un souhait est exprimé pour participer le dimanche 6 juillet à l’étape du tour de France Lille Le Touquet. Le club accepte d’y participer mais annonce qu’il y a une lourde logistique à mettre en place.
Ensuite ,Jean-Paul annonce qu’il a l’intention de mettre en place dès mi-avril, si la météo le permet, une longue sortie le mardi. Il prévoit Wavrin Bray-Dunes, Wavrin Le Quesnoy, Wavrin Bergues, Wavrin Bavay et certainement d’autres. Le départ se fera à 9h de Wavrin et les distances oscilleront entre 150 et 180 km avec un retour vers 17H.
- Les licenciés :
Un petit bilan des licenciés est fait par Jean-Paul :
Nous sommes 72 licenciés, plus 2 camarades (que nous considérons comme licenciés) en attente d’une meilleure santé, il s’agit de Roger (Keunebrock) et Jean (Haudegon) à qui nous souhaitons un prompt rétablissement .
Nous sommes 54 à la FFCT et 18 à l ‘UFOLEP
La répartition en âge est la suivante :
1 de 15 à 20 ans
3 de 20 à 30 ans
7 de 30 à 40 ans
16 de 40 à 50 ans
15 de 50 à 60 ans
24 de 60 à 70 ans
6 de plus de 70 ans
Nous avons 2 féminines au club.
Il y a 30 licenciés qui habitent Wavrin, on peut donc presque dire que notre club est un club régional.
- Le site internet :
Nous enregistrons depuis l’ouverture du site, c’est à dire depuis le 20 décembre 2013 :
1931 Visites
610 visiteurs uniques
9416 pages ont été lues
la durée moyenne des visites est de 4 minutes 46 secondes
Nous avons même eu 2 américains qui ont visité notre site
Comme le signale Jean-Paul, le plus facile est fait avec la création du site, maintenant il faut continuer à faire vivre notre site et pour cela nous comptons sur vous.
Vincent, tout en rappelant le rôle des 3 administrateurs, Guillaume, Jean-Paul et lui-même fait un appel aux bonnes volontés pour la rédaction d’articles, de voyages, d’anecdotes et surtout aux anciens pour créer une page sur l’histoire de notre club.
D’autres pages sont en gestation, comme la mise à disposition de parcours que vous avez réalisés et que vous voulez proposer.
Vincent fait un appel aux photographes en rappelant que vous avez la possibilité de télécharger très facilement vos photos afin que l’on puisse les publier et les faire partager à tous.
Jean-Paul donne quelques explications sur le fonctionnement des nouvelles informations sur le site. Tous les Mardis, une mise à jour du site est faite par les administrateurs pour vous informer du brevet du dimanche et de la course avec les résultats de nos coureurs. Vous pouvez donc dans la soirée du mardi consulter le site pour avoir les informations au sujet du club et ainsi être au courant de la vie de notre club.
Sinon, à chaque mise à jour importante ou à la création de nouvelles pages une communication sera faite.
Jean-Paul annonce qu’avec l’accord de Laurent, nous avons fait l’acquisition d’un logiciel de comptabilité. Ce logiciel choisi par Laurent notre trésorier, est une application WEB qui permet à plusieurs utilisateurs de pouvoir l’utiliser ou simplement la consulter suivant les droits alloués. Il a l’avantage d’être sauvegardé tous les jours et il permet à Laurent d’avoir tous les plans comptables qu’il désire et répondre à tout moment, soit à des contrôles ou aux demandes de la mairie des justifications de nos dépenses.