Assemblée Les Retrouvailles du 14 février 2015

1. Petit mot d’introduction de Vincent :

Mesdames, Messieurs, Bonjour,

Tout d’abord merci à vous de votre présence à cette assemblée « les retrouvailles », assemblée qui marque le lancement de cette 38e année d’existence du C.C.W. , assemblée qui sera principalement consacrée à l’organisation de notre randonnée bleu et Jaune, 38e de ce nom. Mais avant cela je voudrais aborder quelques petits rappels sur le fonctionnement et la vie au sein du club. Comme je l’avais abordé lors de mon premier discours de Président, je disais : « nous sommes tous bénévoles » alors il faut respecter le travail de chacun ! Je pense que certaines personnes l’ont oublié, exemple : quand on envoie un sondage, ayez la politesse d’y répondre. Quand on donne une date butoire, ayez la politesse d’en tenir compte… J’appelle ça des incivilités administratives qui perturbent la bonne marche du travail des membres du bureau. Vous avez un moyen facile et rapide de répondre par mail, servez-vous en !. J’en profite pour dire que depuis ce début d’année, les convocations, les documents à remplir, les sondages et autres ne se feront que par ce biais. Nous calquons ces changements sur les orientations prises par la FFCT (ex-licence numérique).

Je vous rappelle que le dimanche est également jour de sortie pour les membres du bureau : donc pas d’administratif, pas de collecte de documents, argent ou autres. Pour les personnes qui ne peuvent pas passer à la permanence du lundi, il y a toujours ma boîte à lettre pour y déposer règlement ou document. 

Je souhaiterais évoquer maintenant 2 points sur le plan sportif : les groupes, sujet récurent. Cette période (début d’année) est toujours très délicate à gérer. Je m’explique : entre les personnes qui ont roulé tout l’hiver, celles qui reprennent, celles qui ne connaissent pas leur niveau, etc…les différences sont accentuées. Elles sont d’autant plus visibles qu’il n’existe pas de réel groupe, hormis peut-être « les costauds ». Ceci peut susciter des tensions au sein de notre club. J’ai 2 souhaits :

Que le groupe Petit Braquet, lancé l’année dernière par Gilbert, renaisse avec une autre appellation ou pas (pour ma part je la trouvais très jolie). Je te verrais bien André reprendre le flambeau. Tu as une longue expérience du club et une grande assiduité aux sorties du jeudi et dimanche, il n’y a pas de réelles contraintes, tu serais juste notre interlocuteur entre votre groupe et le reste du club pour transmettre les infos lors des résumés et autres.

 Par ailleurs, mon 2e souhait est que le groupe principal soit scindé en 2. A vous messieurs, d’y songer. Je souhaiterais que cela se fasse naturellement. Je n’exclue malheureusement pas l’idée qu’un jour on forme les groupes de façons manuscrites. Je ne souhaite pas en venir là !

Les groupes c’est important pour un club important comme le nôtre : je me souviens l’année dernière nous avions pu être classés sur 3 randonnées le même jour grâce aux différents groupes. Respecter les groupes et leur allure ! Dites-vous qu’il vaut mieux être dernier d’un groupe plus fort que d’être dans un groupe inférieur et désorganiser celui-ci ! Je ne suis pas là pour donner des noms, mais il existe ce genre de comportement au sein de notre club.

Dernier point, le dimanche je souhaite comme l’année dernière, qu’un meneur nous amène sur le lieu du brevet à allure correcte 25 km/h, en empruntant le chemin le plus court et le mieux adapté à l’ensemble du groupe et que le groupe respecte le leader.

Voilà sur ces points sportifs sur lesquels je voulais revenir. Maintenant on va passer dans le vif du sujet : notre randonnée.

Je compte sur l’engagement de chacun pour que notre randonnée soit une réussite auprès de tous les participants : on prend toutes les bonnes idées des clubs et on les arrange à notre façon.

2. Organisation de notre Randonnée Bleu et Jaune.

Annonce des nouveautés pour notre randonnée 2015 :

6 nouveaux parcours route : 23,38,53,63,80 et 100 km.

Fléchage route par panneaux

Une table pour les inscriptions club et litiges.

Rédaction d’un règlement pour la randonnée, disponible sur le site.

Un apéritif vers 13 h 30 pour remerciements.

Création d’une page Facebook.

Jean-Paul rappelle que le jour de la randonnée personne ne roule. D’autre part il invite les nouveaux licenciés à se faire connaître auprès de lui à la fin de l’assemblée pour s’inscrire sur un poste.

Vincent, à l’aide des diapositives présente, les nouveaux parcours ainsi que les lieux des ravitaillements.

A l’aide des diapositives, Jean-Paul reprend le document d’organisation et liste poste par poste pour vérifier la présence des personnes. Vous trouverez en accompagnement le document d’organisation mis à jour.

Le fléchage sur route se fait cette année par panneaux car la peinture au sol est interdite en Belgique.

Vincent présente à l’assemblée les premières flèches complètement réalisées par Pierre BOCQUET et le remercie de son excellente implication pour le club.

Il faudra penser à prendre des piquets de bois car à certains endroits il n’y a guère de possibilité d’accrocher nos panneaux.

Pierre a déjà préparé plus de 420 supports. Il reste à les peindre.

L’organisation de la salle se fera le samedi matin de 9 H à 12 H.

Pour les responsables des contrôles, ne pas oublier de prendre la note d’autorisation délivrée par la préfecture et surtout en Belgique les autorisations locales.

Quelques postes restent à pourvoir comme un second photographe à l’entrée, une personne pour aider Jean-Paul sur la partie informatique.

Pour le fléchage route nous ferons un premier fléchage toute une journée et selon la météo lors de la semaine du 30 mars au 02 avril. Si la météo nous est défavorable nous ferons le fléchage en voiture. Comme l’année dernière nous mangerons tous ensemble dans une brasserie.

Pour le fléchage VTT, Vincent demande d’utiliser au maximum la rubalise et les panneaux afin de mieux respecter l’environnement.

Le jour de la randonnée, afin que l’on puisse être identifié comme organisateur ne pas oublier de prendre votre gilet fluo jaune au nom du Cyclo Club Wavrin ou votre veste aux couleurs du club.

3. Bilan financier 2014 :

A l’aide de tableaux Laurent présente le bilan financier de l’année 2014.

BILAN SIMPLIFIE AU 31 DECEMBRE 2014

Ensuite Laurent explique à l’aide du tableau le cheminement pour obtenir le prix de nos équipements. On constate à chaque fois la participation du club ainsi que la forte participation de nos sponsors nous permettant d’obtenir de très bon prix.

Laurent en donnant la somme de 9 000 euros pour l’achat des équipements rappelle l’importance de notre trésorerie et la nécessite de répondre aux sondages afin de jouer sur les quantités à la commande pour optimiser nos prix. De même il rappelle l’importance de régler aux dates demandées les équipements mais aussi les inscriptions aux randonnées ou autres sorties.

4. Calendrier 2015 :

Jean-Paul explique le manque grandissant de brevets régionaux. Cela donnera plusieurs sorties club ou autre possibilité, l’usage de la voiture pour participer à des brevets plus éloignés comme peuvent le faire fréquemment les Vététistes. Ensuite il énumère les principales dates pour 2015

Mons Chimay Mons le 1er mai

Stages du Soleil du 2 au 9 mai

Paris Roubaix VTT le 17 mai

Lille Hardelot le 24 mai

Lille Bray-Dunes le 7 juin 2015

Montagne de Reims le 28 juin

Soutien à l’ ALFPEA les 27 et 28 juin

La Chti Bike le 30 août

St Omer le 6 septembre

Le tour du nord en septembre

La course cycliste

La photo club le 4 octobre

Vincent rappelle l’utilisation du calendrier sur le site, sans oublier le format papier qui sera prochainement distribué. D’autre part Vincent explique que lors de la présence de plusieurs brevets le même jour, afin de connaître la préférence du club, un seul brevet aura l’heure de rendez-vous renseignée. Cela est fait pour ne pas pénaliser les autres clubs de notre préférence.

Ensuite Vincent et Laurent annoncent le projet d’une course cycliste à Wavrin. Un dossier complet est déposé en mairie. Le parcours est présenté aux participants, la date choisie est le samedi 3 octobre 2015. Le déroulement des épreuves se fera de 13 h à 18 h. La participation de tous les coureurs est demandée.

5. Informations sur le club :

Depuis la dernière assemblée nous avons 8 petits nouveaux :

Sophie DE-MUYNCK licence UFOLEP

Pascal BOUCHER licence FFCT

André CARPENTIER licence FFCT

Jérémy DUCHEMIN licence FFCT

Lionel DUCROQ licence UFOLEP

Laurent GUILLOT licence FFCT

Jean-François LEMPASZAK licence FFCT

Michael MARTIN Licence FFCT

Jean-Paul rappelle que certains n’ont pas encore donné leur photo pour le trombinoscope. C’est important pour apprendre à mieux se connaître.

Ensuite Jean-Paul annonce qu’au 14 février il y a 23 licenciés UFOLEP et 54 licenciés FFCT soit 29 % de coureurs. Seule une dizaine de membres n’a pas encore renouvelé leur licence. Il y a 3 féminines au club et il présente le club par répartition d’âge :

Pour terminer la présentation du club Jean-Paul rappelle à laide de diapositives quelques fonctionnements sur l’utilisation du site Internet. Il précise qu’à ce jour nous avons plus de 15 000 connexions et que nous avons un gros pique de connexions au moment de la randonnée.

6 Idées et questions :

Christian DEVINCK évoque la possibilité de créer un groupe pour travailler sur la communication hors randonnées. Il explique qu’il serait intéressant de connaître les événements tels que les maladies, accidents mais aussi les bonnes nouvelles des adhérents du club. Il explique que certains adhérents possèdent des dons artistiques et il serait intéressant d’en faire parfois partager les autres par l’annonce par exemple de concert, spectacles ou animations diverses.

A cette remarque, certains expriment le souhait éventuellement d’avoir un forum. La direction du club s’y oppose fortement. Par contre l’idée de Christian pourrait être mise à l’étude mais elle nécessite l’implication de nouvelles forces pour réaliser ce travail étant donné qu’actuellement les membres du bureau ont déjà beaucoup de tâches à accomplir. Jean-Paul précise que techniquement sur le site on pourrait éventuellement créer une page mais celle-ci ne serait que dans l’espace privé et une fois de plus nécessite un travail hebdomadaire si l’on veut que cela ait du sens.

Marcel PROCUREUR demande à qu’elle date l’heure du rendez-vous du jeudi sera fixée à 14 H ? Jean-Paul répond que ce sera probablement début mars et en profite pour préciser que plus de 70 % des licenciés viennent de l’extérieur et ont besoin d’un délai souvent de 30mn par rapport à l’heure de rendez-vous et pour le jeudi par rapport à l’heure de rentrée avant la nuit.

Assemblée Les Retrouvailles du 14 février 2015

1Petit mot d’introduction de Vincent :

Mesdames, Messieurs, Bonjour,

Tout d’abord merci à vous de votre présence à cette assemblée « les retrouvailles », assemblée qui marque le lancement de cette 38e année d’existence du C.C.W. , assemblée qui sera principalement consacrée à l’organisation de notre randonnée bleu et Jaune, 38e de ce nom. Mais avant cela je voudrais aborder quelques petits rappels sur le fonctionnement et la vie au sein du club. Comme je l’avais abordé lors de mon premier discours de Président, je disais : « nous sommes tous bénévoles » alors il faut respecter le travail de chacun ! Je pense que certaines personnes l’ont oublié, exemple : quand on envoie un sondage, ayez la politesse d’y répondre. Quand on donne une date butoire, ayez la politesse d’en tenir compte… J’appelle ça des incivilités administratives qui perturbent la bonne marche du travail des membres du bureau. Vous avez un moyen facile et rapide de répondre par mail, servez-vous en !. J’en profite pour dire que depuis ce début d’année, les convocations, les documents à remplir, les sondages et autres ne se feront que par ce biais. Nous calquons ces changements sur les orientations prises par la FFCT (ex-licence numérique).

Je vous rappelle que le dimanche est également jour de sortie pour les membres du bureau : donc pas d’administratif, pas de collecte de documents, argent ou autres. Pour les personnes qui ne peuvent pas passer à la permanence du lundi, il y a toujours ma boîte à lettre pour y déposer règlement ou document. 

Je souhaiterais évoquer maintenant 2 points sur le plan sportif : les groupes, sujet récurent. Cette période (début d’année) est toujours très délicate à gérer. Je m’explique : entre les personnes qui ont roulé tout l’hiver, celles qui reprennent, celles qui ne connaissent pas leur niveau, etc…les différences sont accentuées. Elles sont d’autant plus visibles qu’il n’existe pas de réel groupe, hormis peut-être « les costauds ». Ceci peut susciter des tensions au sein de notre club. J’ai 2 souhaits :

Que le groupe Petit Braquet, lancé l’année dernière par Gilbert, renaisse avec une autre appellation ou pas (pour ma part je la trouvais très jolie). Je te verrais bien André reprendre le flambeau. Tu as une longue expérience du club et une grande assiduité aux sorties du jeudi et dimanche, il n’y a pas de réelles contraintes, tu serais juste notre interlocuteur entre votre groupe et le reste du club pour transmettre les infos lors des résumés et autres.

 Par ailleurs, mon 2e souhait est que le groupe principal soit scindé en 2. A vous messieurs, d’y songer. Je souhaiterais que cela se fasse naturellement. Je n’exclue malheureusement pas l’idée qu’un jour on forme les groupes de façons manuscrites. Je ne souhaite pas en venir là !

Les groupes c’est important pour un club important comme le nôtre : je me souviens l’année dernière nous avions pu être classés sur 3 randonnées le même jour grâce aux différents groupes. Respecter les groupes et leur allure ! Dites-vous qu’il vaut mieux être dernier d’un groupe plus fort que d’être dans un groupe inférieur et désorganiser celui-ci ! Je ne suis pas là pour donner des noms, mais il existe ce genre de comportement au sein de notre club.

Dernier point, le dimanche je souhaite comme l’année dernière, qu’un meneur nous amène sur le lieu du brevet à allure correcte 25 km/h, en empruntant le chemin le plus court et le mieux adapté à l’ensemble du groupe et que le groupe respecte le leader.

Voilà sur ces points sportifs sur lesquels je voulais revenir. Maintenant on va passer dans le vif du sujet : notre randonnée.

Je compte sur l’engagement de chacun pour que notre randonnée soit une réussite auprès de tous les participants : on prend toutes les bonnes idées des clubs et on les arrange à notre façon.

2Organisation de notre Randonnée Bleu et Jaune.

Annonce des nouveautés pour notre randonnée 2015 :

6 nouveaux parcours route : 23,38,53,63,80 et 100 km.

Fléchage route par panneaux

Une table pour les inscriptions club et litiges.

Rédaction d’un règlement pour la randonnée, disponible sur le site.

Un apéritif vers 13 h 30 pour remerciements.

Création d’une page Facebook.

Jean-Paul rappelle que le jour de la randonnée personne ne roule. D’autre part il invite les nouveaux licenciés à se faire connaître auprès de lui à la fin de l’assemblée pour s’inscrire sur un poste.

Vincent, à l’aide des diapositives présente, les nouveaux parcours ainsi que les lieux des ravitaillements.

A l’aide des diapositives, Jean-Paul reprend le document d’organisation et liste poste par poste pour vérifier la présence des personnes. Vous trouverez en accompagnement le document d’organisation mis à jour.

Le fléchage sur route se fait cette année par panneaux car la peinture au sol est interdite en Belgique.

Vincent présente à l’assemblée les premières flèches complètement réalisées par Pierre BOCQUET et le remercie de son excellente implication pour le club.

Il faudra penser à prendre des piquets de bois car à certains endroits il n’y a guère de possibilité d’accrocher nos panneaux.

Pierre a déjà préparé plus de 420 supports. Il reste à les peindre.

L’organisation de la salle se fera le samedi matin de 9 H à 12 H.

Pour les responsables des contrôles, ne pas oublier de prendre la note d’autorisation délivrée par la préfecture et surtout en Belgique les autorisations locales.

Quelques postes restent à pourvoir comme un second photographe à l’entrée, une personne pour aider Jean-Paul sur la partie informatique.

Pour le fléchage route nous ferons un premier fléchage toute une journée et selon la météo lors de la semaine du 30 mars au 02 avril. Si la météo nous est défavorable nous ferons le fléchage en voiture. Comme l’année dernière nous mangerons tous ensemble dans une brasserie.

Pour le fléchage VTT, Vincent demande d’utiliser au maximum la rubalise et les panneaux afin de mieux respecter l’environnement.

Le jour de la randonnée, afin que l’on puisse être identifié comme organisateur ne pas oublier de prendre votre gilet fluo jaune au nom du Cyclo Club Wavrin ou votre veste aux couleurs du club.

3Bilan financier 2014 :

A l’aide de tableaux Laurent présente le bilan financier de l’année 2014.

BILAN SIMPLIFIE AU 31 DECEMBRE 2014

Ensuite Laurent explique à l’aide du tableau le cheminement pour obtenir le prix de nos équipements. On constate à chaque fois la participation du club ainsi que la forte participation de nos sponsors nous permettant d’obtenir de très bon prix.

Laurent en donnant la somme de 9 000 euros pour l’achat des équipements rappelle l’importance de notre trésorerie et la nécessite de répondre aux sondages afin de jouer sur les quantités à la commande pour optimiser nos prix. De même il rappelle l’importance de régler aux dates demandées les équipements mais aussi les inscriptions aux randonnées ou autres sorties.

4Calendrier 2015 :

Jean-Paul explique le manque grandissant de brevets régionaux. Cela donnera plusieurs sorties club ou autre possibilité, l’usage de la voiture pour participer à des brevets plus éloignés comme peuvent le faire fréquemment les Vététistes. Ensuite il énumère les principales dates pour 2015

Mons Chimay Mons le 1er mai

Stages du Soleil du 2 au 9 mai

Paris Roubaix VTT le 17 mai

Lille Hardelot le 24 mai

Lille Bray-Dunes le 7 juin 2015

Montagne de Reims le 28 juin

Soutien à l’ ALFPEA les 27 et 28 juin

La Chti Bike le 30 août

St Omer le 6 septembre

Le tour du nord en septembre

La course cycliste

La photo club le 4 octobre

Vincent rappelle l’utilisation du calendrier sur le site, sans oublier le format papier qui sera prochainement distribué. D’autre part Vincent explique que lors de la présence de plusieurs brevets le même jour, afin de connaître la préférence du club, un seul brevet aura l’heure de rendez-vous renseignée. Cela est fait pour ne pas pénaliser les autres clubs de notre préférence.

Ensuite Vincent et Laurent annoncent le projet d’une course cycliste à Wavrin. Un dossier complet est déposé en mairie. Le parcours est présenté aux participants, la date choisie est le samedi 3 octobre 2015. Le déroulement des épreuves se fera de 13 h à 18 h. La participation de tous les coureurs est demandée.

5Informations sur le club :

Depuis la dernière assemblée nous avons 8 petits nouveaux :

Sophie DE-MUYNCK licence UFOLEP

Pascal BOUCHER licence FFCT

André CARPENTIER licence FFCT

Jérémy DUCHEMIN licence FFCT

Lionel DUCROQ licence UFOLEP

Laurent GUILLOT licence FFCT

Jean-François LEMPASZAK licence FFCT

Michael MARTIN Licence FFCT

Jean-Paul rappelle que certains n’ont pas encore donné leur photo pour le trombinoscope. C’est important pour apprendre à mieux se connaître.

Ensuite Jean-Paul annonce qu’au 14 février il y a 23 licenciés UFOLEP et 54 licenciés FFCT soit 29 % de coureurs. Seule une dizaine de membres n’a pas encore renouvelé leur licence. Il y a 3 féminines au club et il présente le club par répartition d’âge :

Pour terminer la présentation du club Jean-Paul rappelle à laide de diapositives quelques fonctionnements sur l’utilisation du site Internet. Il précise qu’à ce jour nous avons plus de 15 000 connexions et que nous avons un gros pique de connexions au moment de la randonnée.

6Idées et questions :

Christian DEVINCK évoque la possibilité de créer un groupe pour travailler sur la communication hors randonnées. Il explique qu’il serait intéressant de connaître les événements tels que les maladies, accidents mais aussi les bonnes nouvelles des adhérents du club. Il explique que certains adhérents possèdent des dons artistiques et il serait intéressant d’en faire parfois partager les autres par l’annonce par exemple de concert, spectacles ou animations diverses.

A cette remarque, certains expriment le souhait éventuellement d’avoir un forum. La direction du club s’y oppose fortement. Par contre l’idée de Christian pourrait être mise à l’étude mais elle nécessite l’implication de nouvelles forces pour réaliser ce travail étant donné qu’actuellement les membres du bureau ont déjà beaucoup de tâches à accomplir. Jean-Paul précise que techniquement sur le site on pourrait éventuellement créer une page mais celle-ci ne serait que dans l’espace privé et une fois de plus nécessite un travail hebdomadaire si l’on veut que cela ait du sens.

Marcel PROCUREUR demande à qu’elle date l’heure du rendez-vous du jeudi sera fixée à 14 H ? Jean-Paul répond que ce sera probablement début mars et en profite pour préciser que plus de 70 % des licenciés viennent de l’extérieur et ont besoin d’un délai souvent de 30mn par rapport à l’heure de rendez-vous et pour le jeudi par rapport à l’heure de rentrée avant la nuit.