Assemblée Les Retrouvailles du 4 mars 2017

En introduction de l’assemblée, Jean-Paul remercie toutes les personnes qui lui ont envoyé un mail, ou par voix orale, pour annoncer leur absence. C’est en grande partie à eux qu’est dédié ce résumé pour qu’ils participent quand même à la vie du club.

1. Petit mot de Vincent :

Bonjour à tous,

*Merci à tous d’être venus si nombreux. Une présence qui montre bien l’intérêt que vous portez au club. Une assemblée « les retrouvailles » qui sera essentiellement consacrée à l’organisation de notre 40ème randonnée. *

*Pris par le temps avec la soirée Bowling, on va se ternir en 2 h maxi. *

*Comme à mon habitude, je remercie ceux qui ont préparé cette Ag, Jean- Paul et sur la partie internet Laurent mais également l’ensemble des membres du Bureau qui font un travail remarquable! *

Je ne ferai pas de long discours mais juste une petite introduction en vous disant que je suis très content de la participation massive des adhérents au repas de ce soir. Que ce soit les adhérents actuels où certains anciens qui nous ont fait le plaisir de remonter: Je pense à Roger et son épouse et Jean-Paul Lernout et son épouse.

Une mobilisation également lors des commandes d’équipement. Malheureusement, notre fournisseur Santini n’a pu tenir son délai de livraison. J’en suis désolé car j’aurai voulu vraiment les remettre aujourd’hui pour faire une photo de groupe et mettre à jour le trombinoscope.

*Ils ne devraient plus tarder. Je ne vous donne pas de délai mais très prochainement nous les aurons. Nous les distribuerons un samedi pour faciliter le travail de chacun. *

Nous sommes dans les délais de toute façon car ,cela a été long du fait de la grandeur de la commande. Egalement, on a vraiment essayé de gérer nos futurs stocks au mieux car ces derniers nous coûtent cher.

Cette année, comme on l’a déjà évoqué, c’est nos 40ans, c’est une date importante pour la vie d’un club : un cap vers l’avenir et Dieu sait que notre club est tourné vers l’avenir, vous en aurez encore l’exemple dans cette assemblée avec le projet d’un nouveau site internet.

Bonne assemblée à toutes et tous.

Vincent

2. Organisation de notre Randonnée Bleu et Jaune du 2 avril 2017.

Vincent prend la parole pour annoncer que cette année, suite à une erreur de sa part, nous ne disposerons de la salle qu’à partir du dimanche à 3H du matin. Ayant oublié de faire la réservation, une autre association « HAITI » a pris possession de la salle. Un changement de salle a été envisagé mais peu réalisable. Nous avons donc pris l’option d’organiser la salle dès 3h du matin ce qui demandera de la part de chacun d’arriver certainement un peu plus tôt. Vincent précise quand même qu’il a obtenu l’obtention d’une salle à l’étage ce qui nous permettra de stocker tout notre matériel dès le samedi matin.

Annonce des nouveautés pour notre randonnée 2017 :

6 nouveaux parcours route : 28,44,56,70,86 et 97 km. Frédéric donne quelques explications sur les parcours en précisant l’ascension, du côté du mont Noir par un petit raidillon, trouvaille de Pierre-Gilles.

5 nouveaux parcours VTT : 20,30,40,50 et 60 km réalisés par Laurent qui explique avoir repris les parcours de l’année dernière dans le sens inverse avec quelques changements surtout dans la forêt de Phalempin.

L’annonce par Jean-Luc de nouveaux panneaux marche.

Une tombola pour les 40 ans.

Un stand crêpes.

Une peinture sur toile représentant les 40 ans.

Vincent rappelle à tous que le jour de la randonnée personne ne roule.

Jean-Paul invite les nouveaux licenciés et surtout les oubliés à se faire connaître auprès de lui, à la fin de l’assemblée, pour s’inscrire sur un poste.

Frédéric, Laurent et Vincent, à l’aide des diapositives, présentent les nouveaux parcours ainsi que les lieux des ravitaillements. Jean-Paul précise que vous pouvez retrouver ces parcours sur notre site Internet, soit sous la forme Openrunner mais aussi sous une autre forme très originale, concoctée par Laurent LICOUR qui permet de mieux voir les routes et chemins empruntés ainsi que la traversée des villages et des points de ravitaillement.

Jean-Luc présente les nouvelles flèches de la marche et Vincent en profite pour le remercier de son travail et de son implication, sachant que ces dernières ne coûteront rien au club et équivaut à une économie proche des 300 euros.

Jean-Paul présente et annonce que cette année vous recevrez dans votre boîte mail très prochainement, l’organigramme complet du déroulement de la randonnée à l’image de ce qui avait été fait pour la course.

A l’aide des diapositives, Jean-Paul reprend le document d’organisation et liste poste par poste pour vérifier la présence des personnes.

Le stand crêpes sera ouvert vers 10h et le restera jusqu’à épuisement. Nous laissons à Isabelle, Marie et Nadège toute liberté pour gérer leur stand et surtout pour surveiller les resquilleurs, aucun ticket étant nécessaire.

Pour la gestion de la tombola le stand est confié à nos petits nouveaux. Vincent en profite pour annoncer pour l’instant l’obtention d’une centaine de lots, l’objectif étant d’atteindre 300 lots afin de satisfaire au moins un tiers des participants. Il sera demandé aux responsables de coder sur le bon d’inscription le passage en tombola.

Ensuite Jean-Paul laisse la parole à Francis (PICAVET) pour la présentation de la peinture sur toile. Francis précise de suite qu’il fait partie du C.C.WAVRIN mais aussi du C.A.WAVRIN. Il explique à l’assemblée, qu’avec ses collègues ils vont effectuer sur une toile d’environ 3 m de long un tableau évoquant les 40 ans du club et avec l’autorisation du club ils profiteront pour exposer d’autres tableaux afin toujours de se faire connaître. Vincent ajoute qu’il est très content de faire participer une autre association à nos 40 ans et remercie Francis et le C.A.WAVRIN de leur engagement.

Vincent présente une diapo sur l’organisation de la salle en précisant qu’il pourrait avoir encore quelques changements.

Pour le fléchage route, Vincent précise bien qu’en Belgique il faut mettre les flèches ayant l’étiquette avec le nom de l’organisateur et son numéro de téléphone.

Jean-Paul précise que si le temps le permet, le jeudi il sera demandé aux cyclos d’effectuer en vélo un contrôle des parcours.

Vincent rappelle que le jour de la randonnée, afin que l’on puisse être identifié comme organisateur ne pas oublier de prendre son nouveau maillot aux couleurs du club.

Après avoir déjà, en live, apporté des modifications à l’organigramme Jean-Paul réitère sa demande auprès des nouveaux ou des oubliés de se signaler. Pour les personnes qui seront absentes le jour de la randonnée il demande de lui envoyer un mail afin de ne pas les relancer inutilement.

3. Les séjours 2017 :

Pour Lille Hardelot (29 inscrits à ce jour) Pierre prend la parole pour expliquer que le repas se déroulera à WACQUINGHEM à 6 km de Boulogne. Il précise que c’est le même prestataire que l’année dernière et qu’il dispose d’une salle pouvant accueillir 100 personnes ainsi qu’une terrasse.

Au sujet de Lille Hardelot Vincent précise que devant le peu d’inscrits, il y a 10 jours (à peine 15), qu’il fallait certainement envisager l’abandon du bus pour l’année prochaine. Il précise que le bus coûte 1 000 euros, en négociant difficilement le prix et, que pour l’amortir en grande partie, il faut donc plus d’une quarantaine de personnes. Jean-Paul précise que normalement les participants ont du recevoir dans leur boîte mail leur numéro de plaque, si ce n’est le cas elles sont priées de se faire connaître.

Pierre informe l’assemblée que pour le séjour en Auvergne il n’y a que 4 inscrits malgré des parcours très agréables, des paniers repas le midi et une installation confortable à Aubusson dans le centre FFCT. Jean-Paul en profite pour faire intervenir Roger, un ancien du club que nous avons rencontré l’année dernière en Dordogne. Roger explique que le site est formidable, que les parcours sont accessibles à tous et que l’année dernière avec son club ils étaient près d’une vingtaine à avoir répondu à l’invitation. Sur ce Jean-Paul s’étonne du peu de participants de la part de notre club et s’interroge sur la pérennité de proposer de tels séjours.

Pour le séjour en Alsace Pierre précise que pour l’instant il y avait 8 inscrits, plus 2 sur place (Jacques et Xavier), une option était prise pour plus de personnes mais qu’il ne fallait pas trop tarder. Pierre explique aussi que nous avons organisé ce séjour pour permettre aux actifs d’y participer en sachant que le lieu de séjour n’est qu’à 5H 30 mn de route, qu’ils pouvaient donc nous rejoindre soit du vendredi ou du samedi ou moduler leur séjour à leur convenance.

Il est annoncé qu’à partir du dimanche 5 mars le rendez-vous est à 8h pour le dimanche et les jours fériés et à 14h pour le jeudi.

Ensuite Vincent présente le calendrier sous forme papier que vous pourrez obtenir en le téléchargeant. Il insiste sur le fait que ce calendrier est incomplet car plusieurs clubs n’ont pas encore confirmé leur brevet, qu’il était très certainement appelé à être modifié et qu’il fallait mieux consulter en live le calendrier du site.

4. Le nouveau site internet :

C’est Laurent (LICOUR) qui prend la parole.

Laurent explique les raisons qui nous ont poussé à évoluer vers un nouveau site :

Site actuellement peu évolutif et qui a déjà près de 4 ans ce qui est beaucoup en informatique.

C’est un site plus à vocation commerciale que dédié à une association.

Sur le site il n’y a pas de blog et surtout pas d’historique des articles.

La mise à jour hebdomadaire reste une opération très lourde.

Chaque évolution a un coût non négligeable, la dernière en date pour avoir la compatibilité avec les smartphones nous a coûté 300€.

Le site a aussi un problème de disponibilité, essentiellement le dimanche qui est le jour des mises à jour techniques, ce qui ne correspond pas à nos besoins.

Nous avons besoin d’un site évolutif pouvant bénéficier de l’évolution des technologies.

Dans le souci de la bonne gestion financière du club, nous voulons envisager un coût plus réduit qui pourrait passer environ à 40€ au lieu des 320€ par an. Cela comme le précise Laurent, suppose un peu d’huile de coude, des compétences techniques ((il semble y en avoir de plus en plus dans le club) et du temps.

Pour étayer sa dernière remarque Laurent précise aux spécialistes que le site s’appuiera sur Joomla et qu’il sera sur un serveur mutualisé chez OVH.

Ensuite Laurent explique en quelques lignes les premières nouveautés :

Le blog (commentaire hebdomadaire des sorties) ne sera plus sur la première page.

Il y aura vraiment des parties privées qui permettront de relater en privé nos soirées, comme par exemple celle de ce soir.

Tous les articles seront conservés en ligne et facilement récupérables avec un moteur de recherche.

La publication des articles se fera au fil de l’eau c’est à dire que dès le lundi vous pourriez avoir déjà quelques récits.

On pourra avoir des articles thématiques que ce soit cyclo, course ou VTT.

Chaque licencié pourra écrire un article en direct sachant qu’il ne sera publié qu’après avoir été validé par les administrateurs, surtout pour éviter le principe du forum.

Le look/design général du site va évoluer :

La première page va être utilisée pour communiquer vers l’extérieur, pour la présentation du club et annoncer nos principaux événements.

Le calendrier sera en première page.

Pour naviguer nous utiliserons des tuiles graphiques avec des photos permettant d’arriver sur les pages principales.

Le trombinoscope sera plus dynamique avec des possibilité de filtre et surtout la possibilité d’avoir beaucoup plus d’informations sur les licenciés comme par exemple pour les coureurs leurs performances.

Ensuite Laurent comme dans tout projet annonce les différentes étapes :

12/2016 : choix d’une solution technique avec en plus la mise ne place d’un site de démonstration.

01/2017 : transfert des compétence vers Jean-Paul.

02/2017 : travail de mise au point d’une maquette.

03/2017 : présentation au bureau de 2 maquettes pour choix définitif.

04/2017 : reprise de l’existant et création des comptes.

05/2017 : ouverture du site.

XX/2017 : ajout de nouvelles fonctionnalités.

Jean-Paul précise que lors de l’ouverture du nouveau site vous serez prévenus par mail et que normalement cette bascule devrait être transparente pour les utilisateurs.

D’autre part Jean-Paul ajoute que pour l’instant nous utilisons les membres du bureau pour êtres les testeurs de nos travaux.

Pour clore le sujet, Laurent précise à l’assemblée qu’il est disponible pour leur faire une démonstration de ce qui a déjà été réalisé.

5. Questions :

La première remarque vient de Stéphane qui souhaiterait avoir sur le site la possibilité de pouvoir remplir les formulaires afin de perdre un minimum de temps. A cette remarque Laurent et Jean-Paul répondent que c’est aussi une des raisons de l’évolution du site mais qu’il fallait être patient avant d’avoir la réalisation complète.

Autre remarque de la part de Vincent (LABALETTE) à propos justement du fait d’avoir un mail avec un document à éditer pour répondre et que cela entraînait une certaine lourdeur dans la communication, il trouverait plus normal de déposer l’information sur le site et ainsi d’éviter les mails. A cette remarque Vincent lui explique quand même qu’il y a une masse d’informations sur le site que la plupart des gens n’ont jamais lues. Pour compléter la remarque de Vincent, Jean-Paul ajoute que les informations sont bien souvent à disposition sur le site mais que si nous ne poussons pas l’information par des mails les personnes ne vont pas chercher naturellement l’information sur le site. Toujours à ce sujet Jean-Luc reprend très concrètement certains cas de figure et conclut en précisant aussi qu’il ne fallait pas tuer les échanges verbaux entre les licenciés.

Toujours pour démontrer que le bureau est prêt à évoluer Jean-Paul annonce que le club va certainement faire l’acquisition d’une carte bleue. A ce sujet Paul-André intervient en nous déconseillant fortement de la faire. Paul-André dirigeant d’une association nous explique que les commerçants refusent la carte bleue d’une association car cette dernière n’est pas personnalisée. Surpris de cette remarque, Jean-Paul remercie Paul-André de son intervention et se ralliera certainement à sa conclusion. Jean-Paul précise donc pour l’occasion que nous sommes à l’écoute des évolutions technologiques et vos suggestions mais, comme vient de le préciser Paul-André, ces dernières parfois ne correspondent pas au fonctionnement d’une association.

Pour tenter de clore le débat Jean-Paul explique qu’il avait eu des demandes pour un paiement par Paypal. Certes cela est réalisable mais engendrera une charge supplémentaire pour le bureau sachant que ce mode de paiement ne supprimera pas un autre mode mais viendra en complément. De plus Jean-Luc avec son pragmatisme habituel, précise que cela risque de nuire à la permanence du lundi qui reste quand même un moment de convivialité et surtout une particularité que l’on ne trouve pas toujours.

Vincent termine l’assemblée en remerciant le bureau pour la préparation de cette assemblée, rappelle le rendez-vous de ce soir et invite l’ensemble des participants à prendre le pot de l’amitié.