Réunion de bureau du 21 Juin 2019

**Excusé : **Geoffrey.

**Absents : **Jacques et Guillaume.

Vincent remercie les membres présents et annonce qu’il souhaite avant tout obtenir de la part des participants leur accord pour le règlement. La réunion commence en suivant l’ordre du jour.

1. Bilan de la randonnée.

Vincent annonce un bilan très positif avec une grande satisfaction des participants. Toutefois il insiste sur le fait qu’il reste malgré tout quelques points d’amélioration.

Améliorations à envisager :

avoir un point de lavage supplémentaire, sachant que l’on rencontre toujours des problèmes pour avoir accès à l’eau. Vincent se propose de relancer la MEL propriétaire des points d’accès d’eau.

Améliorer la signalétique de la salle notamment les points de départ de la route et du VTT. Il est émis l’idée de mettre au départ les flèches correspondantes aux disciplines. (Action Vincent et Frédéric).

Achat de tonnelles pliables au nombre de 5. (Action Vincent).

Arrondir les distances des parcours pour les affiches et les flèches mais en donnant les distances exactes sur le site et dans la salle au départ. (Action Frédéric, Laurent D. et Laurent L.).

Demander un comptage au paiement car tous les participants ne donnent pas leur carton, cela permettrait d’avoir un chiffre global plus proche de la réalité. (Action Jean-Paul)

Refaire toutes les boîtes pour le comptage des cartons. (Action Pierre et Jean-Paul)

Continuer à faire des cadres pour les panneaux. (Action Pierre)

Laurent présente en chiffres le bilan de la randonnée : 4 291,94€ en recettes, 3 746,58€ en dépenses soit un bénéfice de 545,36€. Il est à noter que le gros poste reste celui de la nourriture sans oublier qu’il tient compte de l’apéritif dînatoire. L’important étant que le solde soit positif.

David propose pour l’année prochaine la possibilité d’avoir à moindre prix les saucisses, le pâté et les colsons, Vincent traitera le sujet.

Vincent souhaiterait l’année prochaine inviter un groupe d’une vingtaine de jeunes pour faire un des parcours VTT. Cette idée vient du fait que Jérôme est nommé à Wavrin et souhaite organiser des sorties VTT pour ses élèves.

2. La course.

Elle se déroulera le samedi 5 octobre 2019.

Vincent a une rencontre programmée vendredi prochain avec le Crédit Mutuel. Il espère obtenir de leur part une participation de l’ordre de 900 euros.

Autre rencontre avec la mairie début juillet pour l’organisation de la sécurité, des déviations et le barrage de certaines routes.

Le parcours sera identique à celui de 2018 et dans le même sens.

Il est envisagé de prévoir des panneaux pour annoncer la course.

Vincent propose d’organiser une réunion en septembre pour l’organisation de la course et la préparation de notre AG.

3. Les tâches et fonctions.

Vincent explique qu’étant donné la taille du club (110 adhérents) les tâches administratives (les permanences) et sportives (accueil et encadrement des nouveaux) deviennent de plus en plus lourdes à gérer, il lance un appel pour que chacun s’engage un peu plus dans l’organisation du club.

Vincent prend comme exemple la gestion du calendrier où il souhaiterait qu’une personne enregistre auparavant toutes les sorties répertoriées dans la région et susceptibles d’intéressées les licenciés. Il ne resterait qu’à Vincent et Jean-Paul de cocher les randonnées choisies par le club au fil de l’année.

Une liste des tâches vous sera proposée afin que vous puissiez vous positionner.

4. Bilan financier.

Laurent fournit les chiffres :

Total actif : 14 228,17€

Total passif : 12 076,18€

Différence Actif – Passif : 2 151,99€

Total charge 31 337,65€

Total produit 33 489,64€

Différence Produit – Charge : 2 151,99€

Laurent nous explique que maintenant il utilise le nouveau logiciel NOALYSS. Avec ce logiciel chaque adhérent a un compte et il connaît ainsi toutes les transactions faites entre le club et l’adhérent.

A noter le gros travail de Laurent qui depuis plusieurs mois effectue une double saisie pour valider ce nouveau logiciel.

5. Les équipements.

Il faut d’ores et déjà limiter les réapprovisionnements en prévision des prochains nouveaux équipements.

Le changement des équipements est prévu en 2021.

Il faut donc présenter la maquette aux Retrouvailles 2020, commander au printemps 2020 pour une livraison à l’ AG 2020.

Jérémy nous présente, à l’aide de cuissards et maillots, un nouvel équipementier : « Chef de file ». Vincent récupère les coordonnées pour connaître exactement leurs conditions et tarifs.

Vincent souhaite que la présentation de la maquette aux sponsors soit faite en novembre 2019.

Laurent propose que l’on instaure un module de réduction par rapport au nombre de produits achetés par l’adhérent, exemple 1 produit prix 100%, 2 produits réduction de 5%, 3 produits 10%, ….

5. Règlement.

Plusieurs remarques sont faites sur certains points du règlement (suppression des horaires, des lieux de rassemblement, ajout du respect de la personne, ….), Jean-Paul se propose de les inclure dans un nouveau document afin de le faire valider par le bureau.

Jérémy propose de ne pas faire signer le document, pour éviter une grosse charge de travail, mais simplement lors de la demande de licence de demander l’acceptation du règlement.

Le règlement sera déposé sur le site et affiché dans le local permanence.

Pour la partie RGPD avec l’aide de Marc SERE il a été décidé de l’inclure dans le règlement au lieu de faire signer un document.

A propos du RGPD Jean-Paul précise qu’il va falloir trouver un lieu de stockage plus sécurisé genre chez OVH et annonce, toujours avec l’aide de Marc, qu’il va élaborer une liste de traitements afin que club réponde parfaitement à la réglementation mise en place.

Divers.

Prochaines dates :

05/10/2019 : Notre course.

17/11/2019 : Assemblée Générale.

08/02/2020 : Assemblée Les retrouvailles.

05/04/2020 : Notre randonnée.

Dernière permanence le lundi 8 juillet 2019 et reprise de la permanence le lundi 26 août 2019.

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