Réunion de bureau du Vendredi 8 Février 2019

Les excusés :

Jacques TURPIN rendez-vous travail.

Jérémy DUCHEMIN malade.

David HANOT malade.

Pour une première fois la réunion se fait à l’aide d’un Power-Point projeté sur le mur afin de mieux canaliser l’attention de tous. De plus, ce support servira en grande partie à l’assemblée des Retrouvailles.

Pour avoir le contenu de notre réunion il vous suffit de cliquer sur présentation.

Pour accompagner votre lecture du document quelques annotations sont apportées :

Slides 3 et 4 : Vincent en quelques mots explique la situation actuelle avec ses difficultés et l’objectif visé pour avoir moins de travail et une très bonne réactivité.

Slides 5 et 6 : Jean-Paul explique la nécessite d’avoir un document à propos du RGPD (Règlement Général de la Protection des Données). Son application date du 25 mai 2018 et concerne essentiellement les données personnelles. « Toute entité manipulant des données personnelles concernant des Européens doit se conformer, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un sous-traitant ou même d’une association ». En cliquant sur ce lien vous y trouverez la première maquette. Guy souhaite qu’on y ajoute le droit à la photo. Jean-Paul précise qu’il ne faut pas tarder à faire signer le document. Jean-Paul se charge de répertorier les logiciels utilisés, nos fédérations et leur site et les listes issues de ces logiciels ou de ces sites.

Slides 7 et 8 : Vincent précise l’utilité d’un règlement intérieur. En cliquant sur ce lien vous trouverez la première maquette du règlement intérieur au club. Le souhait de Vincent est de faire signer le règlement lors de l’assemblée Générale donc il faut viser une rédaction complète pour fin juin.

Slides 9 et 10 : Le club et le WEB. A propos de Facebook Jean-Paul se charge de contacter Hervé BOUVE pour solliciter son aide. Sur le kofekoi Vincent souhaite sensibiliser un peu plus les cyclotouristes. Vincent annonce que la facture numérique fera partie intégrante de notre budget et que cette dernière risque de croitre au fil des années. A ce jour nous dépensons pour le site, pour le logiciel (Kananas) répertoriant et stockant les personnes passées par le club.

Slides 12 et 13 : c’est Laurent qui présente le plan comptable de l’année 2018. Il annonce une perte de 91,72 euros expliquée par notamment l’achat des vêtements donc sans conséquence pour l’année 2019. Laurent en profite pour annoncer le choix d’un logiciel de comptabilité avec l’aide de l’autre Laurent. Pour le mois de janvier ils ont fait une double saisie c’est à dire sur papier comme à l’ancienne et avec le nouveau logiciel. Laurent, le comptable, est satisfait du résultat obtenu d’autant plus qu’ils nous annoncent que grâce au logiciel ils auront un suivi individuel des licenciés. Bravo à nos deux « Laurent » pour le temps et l’investissement sur le sujet.

Slide 14 : Laurent explique que le pack : deux paires de chaussettes et une paire de manchettes, nous revient à 25,50 euros et il propose, après étude des comptes, de le faire à 10 euros pour les licenciés.

Slides 15 à 23 sur l’organisation de la randonnée. Vincent souhaite conserver à peu près la même organisation cette dernière ayant fait ses preuves. Vincent insiste sur le fait que cette année nous avons une très grosse concurrence avec plusieurs événements.

La réunion se termine vers 21h avec un petit repas (frites saucisses) pris en commun. ………………………………………………………………………………………