**Excusé : **Jacques.

La chronologie de l’ordre du jour n’étant pas trop respectée les items ont été renommés.

**1. Informations générales. **

Vincent prévoit une pré-visite de la salle la semaine prochaine pour une prise en main des lieux notamment savoir s’il y a présence du Wifi.

Prévoir la fin de l’assemblée générale pour 11h30 afin de convier les épouses et enfants au cocktail dinatoire.

Nous disposerons de la salle à partir de 6H30.

Pour le Téléthon du 25 novembre 2018 le fléchage se fera le mercredi de 9H à 13H, Jean-Paul fait appel aux volontaires. Laurent tiendra le ravitaillement de Phalempin avec 2 personnes. L’ouverture des inscriptions est fixée à 7h30 et sera assurée par Jean-Paul.

Le repas de fin d’année se déroulera le samedi 15 décembre 2018 à la salle Polyvalente sous le contrôle de Festi Wavrin. Le prix est fixé à 30 euros par personne et à 15 euros pour les enfants moins de 12 ans. Comme depuis plusieurs années nous aurons droit au spectacle. La date limite des inscriptions est fixée au lundi 26 novembre 2018. Nous prenons les inscriptions à l’AG.

Vincent annonce que la sortie du Père Noël se fera le dimanche 23 décembre 2018 et à l’inverse des autres années cette dernière se terminera chez Lucien vers 11H30. Laurent prépare le parcours.

2. Les licences.

Petit rappel de Vincent qui explique que lors d’une prise de licence il y a l’affiliation à la ligue, l’assurance et le coût de fonctionnement du club. Vincent explique que cette répartition doit être équitable entre nos 3 types de licence FFVELO, FFTRI et UFOLEP.

Laurent et Vincent ont donc planché sur le sujet et il s’avère qu’après étude les prix des licences tiennent bien compte de cette proportionnalité donc rien ne change pour le caclul du prix des licences.

Vincent rappelle que la licence FFTRI est compétition, la licence UFOLEP est compétition et la licence FFVELO est cyclotourisme.

Ensuite Frédéric soulève le cas des sympathisants. Laurent, lui confirme bien le prix de 31 euros sur présentation de la licence. Vincent ajoute qu’une personne prenant plusieurs licences dans différentes ligues ne paiera qu’une fois la partie fonctionnement club.

Il est décidé de ne pas prendre de licence le jour de l’assemblée, Jean-Paul enverra le mail en début de semaine prochaine.

3. Remarques à propos de l’assemblée.

Après le mot d’introduction de Vincent présentation des fédérations.

Vincent demande aux sortants : Jean-Luc, Laurent D., Jean-Paul, Guy, Frédéric, Pierre, Geoffrey, et Jérémy leur décision. Après quelques blagues de certains pour faire réagir Vincent l’ensemble des sortants accepte de continuer l’aventure.

Vincent explique qu’il veut préciser l’engagement de nos sponsors. De même il souhaite préciser le retrait de AVEXA pour la veste thermique sachant que sur les autres équipements le logo AVEXA sera toujours présent ce qui correspond à notre engagement.

A propos des sponsors Geoffrey explique que Cycles Affaires veut bien sponsoriser le club. Toutefois Geoffrey précise que ce sponsorisme ne serait pas sous forme de prime mais plutôt des facilités sur leurs équipements. Vincent et Laurent complètent en précisant que nous avons déjà ce type de relation avec des partenaires comme Intersport ou Speedcyles. En résumé on parle plus dans ce cas là de partenariat et non de sponsorisme, à suivre.

Vincent rappelle que nous avions envisagé de faire une présentation du vélo électrique. Cependant le sujet n’étant pas complètement maitrisé et surtout très technique suivant les différents modèles. La présentation devrait être faite si possible par un technicien neutre sans but commercial, le bureau décide de reporter cette présentation.

Laurent annonce que durant sa présentation financière il fera un comparatif sur 4 ans. Il annonce qu’au 31 octobre 2018 la trésorerie est de 17 382,11 euros, les produits 39 799,55 euros, les charges 32 026,47 euros, le bénéfice est de 7 772,88 euros. Cependant Laurent précise que cette année il n’y a pas encore eu de charge équipements et que ce chiffre baissera fortement avec l’achat des vestes thermiques et de la doudoune. D’autre part Laurent précise qu’il présentera les résultats de la randonnée et de la course en faisant un comparatif sur 4 ans et en expliquant le coût par participant et par coureur.

Fort de ces résultats Vincent souhaiterait que comme l’année dernière un effort particulier soit porté sur la randonnée Lille Hardelot. Par contre, étant donné la date tardive il risque d’avoir l’absence de plusieurs personnes importantes dans l’organisation (Samuel, Laurent, …) ce qui risque de remettre en cause certaines actions comme l’accompagnement d’une voiture.

Vincent annonce qu’il y aura présentation des nouveaux avec un focus particulier sur le triathlon avec l’aide de Jérôme et enfin pour terminer une rétrospective réalisée par l’autre Laurent.

Comme annoncé lors de notre dernière réunion de bureau, Pierre fera une intervention sur la sécurité. Pour cela il s’appuiera sur la présentation des panneaux et sur une petite vidéo pour rappeler les principales règles de sécurité. Vincent rappelle que l’aspect sécurité est très important à la fois pour le club mais aussi pour son engagement en tant que président vis à vis des fédérations.

4. La veste thermique.

Vient le moment de la présentation de la veste thermique à l’aide de vidéos.

Vincent explique qu’il nous faut choisir entre deux types de vestes : bleu/bleu ou bleu/noir.

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