**Réunion de bureau du 24 juin 2017 **

**Excusés : **Guillaume LELEU, Jérémy DUCHEMIN, Guy LEBAS et Jacques TURPIN.

**1. Retour sur les championnats départementaux. **

Vincent annonce la victoire ce dimanche 18 juin 2017de Samuel et Christopher, le club a donc 2 champions départementaux ce qui constitue un atout majeur pour le club.

Vincent précise que le club a certainement plus d’affinité pour Samuel, l’un de nos sponsors, et en profite pour redire l’implication de Samuel dans la vie du club au fil des événements.

Vincent précise que globalement tous les coureurs du club ont effectué une belle course, chacun dans sa catégorie et ce qui commence à marquer les esprits dans le peloton. Ce n’est pas tout à fait le fruit du hasard car il y a derrière beaucoup d’entraînements soit en groupe, soit avec Lucien derrière la mobylette.

Suite à cette belle victoire Christopher a demandé à Vincent la possibilité d’avoir un cuissard assorti à son maillot de champion.

Le bureau à l’unanimité donne son accord pour offrir le cuissard à nos deux champions et Vincent annonce qu’il le fera faire par Diffusport (fournisseur du maillot de champion) ce qui sera aussi un bon moyen de tester cette société.

Geoffrey se charge de trouver le règlement pour le problème des publicités sur un cuissard de champion et Vincent contacte Diffusport.

2. Organisation du 3ème grand prix cycliste.

Le grand prix se déroulera le dimanche 1er Octobre 2017 et pour les cyclos nous proposerons une sortie le samedi de façon à avoir un maximum de monde le dimanche.

Vincent annonce que le parcours est légèrement modifié avec une petite boucle supplémentaire, il aura une longueur totale de 3,7 km avec plus de virages pour un peu casser la vitesse et l’arrivée se fera à la halle des sports.

Vincent souhaite une sécurité absolue et demandera une interdiction de stationner sur le parcours dès 10 h du matin. Si problème, nous avons le soutien de la mairie et de la police municipale mais nous ne comptons guère sur la mise en fourrière. Il y aura un gros travail préliminaire pour mettre en place les déviations. Toujours pour prévenir les riverains des panneaux seront positionnés dès le mercredi sur le parcours. Une communication sera faite auprès des clubs locaux ainsi qu’aux riverains comme l’année dernière (Jean-Luc et Laurent),

Vincent souhaite avoir un binôme pour la sécurité. Après discussions Pierre se propose pour être ce binôme de façon à toujours avoir un interlocuteur au moment de l’installation des barrières et lors des problèmes. Il ressort que le gros problème risque d’être le passage près des appartements.

Pour les voitures ouvreuses il y aura celle du garage Decossin et la clio de Chantal.

Vincent souhaite l’envoi d’un message pour déjà sensibiliser les personnes du club. Jean-Paul s’engage à le faire cette semaine en y joignant l’organisation de l’année dernière.

Vincent détaille le budget prévisionnel :

40 signaleurs dont 30 à facturer pour environ 1000 euros.

Pour les bouquets 150 euros.

Pour la boulangerie 80 euros.

Pour Vélodom 70 euros

Pour les boissons 250 euros.

Pour le lunch 200 euros.

Pour les récompenses 150 euros.

Divers : 250 euros.

Soit un total estimé à 2 000 euros

Vincent et Laurent confirment qu’il n’y aura pas de PO (participant occasionnel).

Après échanges ,Vincent souhaite avancer le départ des petits à 12h45 pour pouvoir être certain de terminer pour 18h.

Une réunion de préparation est programmée pour le samedi 23 septembre à 10H.

3. Le nouveau site internet.

Pas de remarque particulière et pour la totalité du bureau acceptation du nouveau site.

Il est demandé que les adresses et les numéros de téléphone soient complets et mis à jour ainsi que le trombinoscope. Jean-Paul précise qu’il met sur le site les informations qu’on lui donne certains ne voulant pas donner leur portable. Pour le trombinoscope on avait envisagé lors de la remise des maillots en assemblée de refaire des photos avec l’aide de Dominique LELEU, cela n’a pu se faire mais on retentera l’opération lors de la prochaine assemblée.

Ensuite s’engage une longue discussion sur le calendrier, certains voulant pouvoir y avoir accès pour y préciser leur heure de départ. Jean-Paul précise qu’avec Laurent Licour y avoir déjà réfléchi. Certes on proposera un nouveau type de calendrier mais certainement pas complètement ouvert à tous. D’autre part Vincent fait remarquer qu’il est important de conserver une certaine unicité de départ car cela risque rapidement de tourner à une formation de plusieurs groupes. On en conclut donc qu’il y aura certes des améliorations sur le calendrier mais que son administration restera limitée à quelques personnes.

Jean-Paul précise que l’intégralité du site est sous notre contrôle ce qui n’est pas le cas actuellement. D’autre part il précise que les comptes rendus hebdomadaires se feront au fil de l’eau et que l’on ne sera pas obligé comme maintenant d’avoir la totalité des informations pour faire la mise à jour du site.

Frédéric émet le souhait d’avoir une communication directe par mail ou par SMS ce à quoi Jean-Paul répond que c’est une bonne piste à étudier et certainement réalisable dans les mois à venir.

Jean-Paul précise que toutes les informations de l’ancien site sont basculées sur le nouveau site certes sous une présentation différente. Ce travail de mise à jour en double est très lourde et c’est la raison pour laquelle Laurent et Jean-Paul souhaitent basculer cet été pour être prêt pour notre grand prix. La bascule devrait être transparente pour les utilisateurs et surtout pour tous les organismes avec la conservation des mêmes noms, seul le mot de passe sera à modifier. Le bureau donne son accord pour la bascule.

4. Les dates pour la fin d’année 2017.

Le samedi 9 septembre se déroulera la fête des sports et nous sommes en Alsace. Gilbert se propose d’assurer la permanence et hors réunion il a eu l’assistance de Michel DUBOIS.

L’AG se déroulera le 3 décembre à la salle de l’Olivier car la mairie étant en travaux jusqu’au 31/10/2017 le personnel occupe les lieux. Vincent anticipant un éventuel retard dans les travaux préfère décaler la date de l’AG.

Il était prévu pour marquer les 40 ans du club d’avoir l’orchestre de Jacques Legrand mais cela ne pourra se faire car c’est le jour de la Sainte Cécile. Une invitation sera lancée aux femmes des licenciés, aux sponsors, à la municipalité et à certaines personnes marquantes pour le club.

Pour le séjour en Alsace, Pierre précise que nous serons 15 plus Jacques et Xavier qui seront sur place. Pierre va demander aux intéressés leur jour de départ pour optimiser le transport. D’autre part Pierre travaille sur les parcours en surveillant plus le dénivelé que la distance et en essayant à chaque fois de proposer 2 parcours avec un lieu commun pour prendre le repas ensemble. Pierre précise qu’il s’appuie sur les parcours du CODEP d’Alsace à l’instar de ce que nous avons fait en Auvergne.

Pour le Téléthon, la date retenue est celle du dimanche 26 novembre. Il est décidé que globalement nous reprenons les parcours de l’année dernière avec peut-être quelques modifications mais on garde bien le ravitaillement à Phalempin et ce pour les deux parcours.

Toujours pour le Téléthon Laurent prend la parole poux exposer le projet envisagé par l’équipe du Téléthon de Wavrin. Il explique que 30 coureurs à pied par groupe de 5 vont rallier Paris (293 km) encadrés par 8 vélos. Les coureurs devraient faire 6 relais de 8 à 9 km soit une distance totale environ de 50 km chacun. Le départ se ferait de Lezennes le vendredi 8 décembre pour arriver sur le plateau de France 2 le samedi 9 décembre en soirée. L’équipe déposerait un montant à peu près équivalent à 1 euro par habitant de Wavrin et Lezennes. Un bus et 2 camionnettes nous accompagneraient et le restaurant « La Boucherie » étant le partenaire, assurerait les repas. Laurent fait donc appel au Cyclo Club Wavrin pour l’accompagnement en vélo et d’ores et déjà Jacques LEGRAND, Pierre, Jean-Luc et Jean-Paul ont répondu favorablement en attendant peut-être d’autres candidatures. Laurent a déjà commencé à travailler sur les parcours et au fil des semaines il nous donnera les informations nécessaires à la réalisation de ce projet certes ambitieux mais bien dans l’esprit du Téléthon.

Vincent annonce que la sortie du Père Noël se fera le dimanche 17 décembre et que Jean-Luc sera probablement l’élu malgré le souhait de Geoffrey d’avoir un Père Noel plus léger .

Geoffrey souhaite organiser d’ici la fin d’année une sortie coureurs.

Jean-Paul explique qu’il souhaiterait participer à la Chti Bike le samedi 26 août en compagnie d’Ethel pour faire le 55 km. Il lancera un message pour avoir éventuellement d’autres accompagnateurs.

Novembre 2016 Vincent annonce une sortie coureurs.

5. Renouvellement UFOLEP.

Pour l’instant Vincent précise qu’il n’a pas d’informations officielles sur le coût et le renouvellement des licences UFOLEP.

Frédéric va reprendre le document de l’année dernière et dès réception des informations en fera la mise à jour.

De même Frédéric en profite pour annoncer que la permanence sera fermée les 14, 21 et 28 août. Laurent précise qu’il veut bien assurer la permanence durant le mois de juillet et début août de 18h30 à 19h30.

Les inscriptions UFOLEP doivent être faites pour le 07/08/2017. C’est Vincent qui se charge de la communication.

6. Equipements.

Vincent annonce que les gants devraient arriver la semaine prochaine et un peu plus tard pour les combinaisons triathlon.

Vincent remémore l’erreur de Santini par rapport à la maquette avec une mauvaise publicité sur les manches. Il rappelle que Jean-Philippe avait accepté tout en étant fortement déçu. Suite à cette erreur Vincent avait négocié et obtenu de la part de Santini un jeu de maillots complets (93) à leurs propres frais. Il faudra faire très attention à la communication à propos de cette livraison auprès des licenciés.

Pour les casques, suite à quelques demandes, Jean-Luc propose de refaire un approvisionnement d’une trentaine et ce avec 3 tailles. Certes ces nouveaux casques ne seront pas strictement identiques mais le bureau souhaite qu’ils ne diffèrent pas trop et surtout que l’on conserve la même couleur. Jean-Luc précise que si nous n’avons pas le même fournisseur il faudra refaire des essais car il y a des différences de taille entre fournisseurs. L’autre souhait du bureau serait d’avoir une moustiquaire comme pour certaines marques.

Geoffrey émet le souhait de procurer des chaussettes. Le bureau estime que pour l’instant il n’y pas réelle nécessité.

7. Réflexion sur l’établissement d’un règlement intérieur.

Vincent signale au bureau que lors du championnat départemental Alexy a été sanctionné par la commission de discipline pour comportement irrespectueux envers une spectatrice. Vincent précise qu’il a été avisé via un mail par l’UFOLEP. Il a répondu à la commission UFOLEP qu’il acceptait la sanction vis à vis d’Alexy et qu’il soumettrait le problème au bureau du club. Vincent a aussi reçu un mail d’Alexy en lui expliquant l’incident et admettant son erreur de comportement sans savoir si la prochaine fois il saura se maîtriser. Vincent profite de cette information pour signaler qu’il y avait déjà eu un grave problème entre Stéphane et Alexy au brevet d’Haubourdin.

Fort des ces informations l’ensemble du bureau condamne l’attitude d’Alexy. Le bureau souhaite adresser un avertissement à Alexy et lui préciser qu’au prochain problème de ce genre il serait exclu du club.

A propos de ces situations délicates Jean-Paul fait remarquer qu’à chaque fois c’est Vincent qui est au cœur du problème. Jean-Paul insiste donc pour que chaque membre du bureau prenne ses responsabilités et traite directement les différends qu’ils rencontrent. Jean-Paul souhaite que l’on montre aux licenciés que la responsabilité du club n’incombe pas à Vincent seul mais bien au bureau.

Vincent annonce donc qu’il souhaite mettre en place un règlement au sein du club. Jean-Paul conforte cette idée car, après avoir consulté sur internet et lu certains articles il s’avère qu’il est fortement conseillé d’avoir un règlement intérieur surtout si vous faites partie d’une fédération car cette dernière donne des conseils mais ne décide pas à la place des dirigeants du club. Il faut savoir qu’il suffit simplement d’ajouter dans les statuts l’existence d’un règlement et que ce dernier n’a pas besoin d’une validation préfectorale mais simplement l’approbation de tous les licenciés présents en assemblée générale. Ce règlement n’étant en aucun cas figé et étant appelé à évoluer.

Vincent annonce donc qu’il allait travailler avec Jean-Paul sur le sujet et qu’il acceptait toute bonne volonté pour la rédaction de ce document.

8. Divers.

Frédéric travaille à élaboration des parcours pour notre randonnée 2018. Il explique qu’il envisage cette année d’aller en direction du mont des Cats. Il pense pouvoir être prêt pour la rentrée de septembre afin que le jeudi on puisse commencer à valider les parcours à plusieurs.

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