Réunion de bureau du 28 mai 2016.
Vincent remercie l’ensemble des membres du bureau d’être présents pour cette réunion et annonce que la réunion aura une large part sur la préparation des 40 ans du club. En attendant il laisse la parole à Jean-Paul à propos de la remise des récompenses qui s’est déroulée la veille.
Jean-Paul remercie Vincent de lui avoir annoncé qu’il n’y avait pas de présentation et de petit mot à propos du club, ce qui était faux, d’autant plus que le premier club tiré au sort pour les récompenses fut le Cyclo Club Wavrin. Jean-Paul en improvisant, a en quelques mots annoncé que le club atteignait le chiffre de 95 licenciés et que le club continuait à diversifier ses activités avec le VTT, les courses, les randonnées dont la participation de certains membres aux longues distances comme Paris-Brest-Paris ou encore Bordeaux-Paris. Ensuite il appela les nominés c’est à dire Ethel, notre plus jeune licenciée (13 ans) en expliquant qu’elle commençait à gravir les difficultés comme Mons en Pevèle ou le Mont Noir, et Pierre un des licenciés des plus dévoués pour aider les autres et le bureau lors des manifestations sportives et toujours volontaire pour les sorties. Ensuite Jean-Paul précisa qu’à la fin de la cérémonie, le Club fut appelé pour obtenir la récompense du meilleur club de l’année grâce notamment l’organisation d’une course cycliste permettant d’animer la commune et aussi en remerciement de la participation du club aux nombreuses activités proposées par la municipalité.
A ce sujet, Vincent précisant que la fête des sports aura peut-être lieu le week-end du Mont Ventoux, souhaite que la partie du bureau restante essaye de représenter le club au moins sur la matinée.
Ensuite, Vincent souhaite l’avis du bureau suite à une demande d’Intersport pour récupérer notre fichier d’adresses afin de personnaliser leurs invitations commerciales. Après discussion au sein du bureau et après vote à main levée il est décidé de refuser de fournir notre fichier d’adresses, on continuera donc à travailler avec nos partenaires en utilisant la messagerie interne du club pour annoncer leurs opérations commerciales, comme nous le faisons actuellement.
**1. La randonnée 2016. **
Laurent fait remarquer qu’il manquait de volontaires pour flécher le samedi. Jean-Paul propose pour pallier au manque de volontaires d’envisager de demander la salle le samedi après-midi, cela permettrait de libérer au moins 3 ou 4 personnes pour le fléchage le matin. Une demande sera faite auprès des services municipaux.
Laurent fait aussi remarquer que peu de gens connaissent les parcours et Frédéric confirme cette remarque pour les circuits «route». Vincent précise qu’une sortie VTT était programmée le lundi de Pâques, juste avant la randonnée, mais manque de chance les conditions météo étaient exécrables. Pour l’année prochaine on programmera une reconnaissance VTT et route juste avant la randonnée soit un dimanche ou un samedi.
Vincent insiste sur le fait qu’une des originalités de notre randonnée est que les parcours changent tous les ans. A ce sujet Laurent, suite à certaines remarques entendues le jour même, va diminuer les passages boueux et Frédéric travaille déjà sur des nouveaux parcours.
Frédéric annonce aussi qu’il travaille pour que le petit parcours route passe par le ravitaillement du VTT 20 et 30 km afin de permettre au 50 km d’aller plus loin.
Vincent précise qu’il fut très satisfait de l’attitude des gens autour du bar suite à ses propos lors de la réunion de préparation.
A propos des ravitaillements, Vincent fait remarquer à Jean-Claude qu’il avait quitté son ravitaillement avant la fin du passage des cyclos. Cette information provient de ses collègues et Jean-Paul confirme qu’il a eu aussi cette même information. Jean-Claude conteste cette affirmation et regrette que cette remarque ne fut pas faite directement par ses collègues. Jean-Paul reconnaît que ce n’est jamais facile de savoir si les derniers cyclos sont passés et propose que ce soit la voiture dépannage qui donne le signal de départ. Tout le monde n’est pas convaincu que ce soit la bonne solution. Suite à la remarque de Vincent, Jean-Paul propose à Jean-Claude que ce soit peut-être l’occasion de donner le flambeau à d’autres personnes pour la responsabilité du ravitaillement, sachant que les méthodes ont évolué, et lui propose de lui trouver une place en salle moins contraignante. Jean-Luc ajoute même que tous les anciens devraient être en salle,à cette remarque Jean-Paul rétorque que l’année dernière un tel reproche lui avait été formulé en précisant qu’en salle ils étaient tous planqués, attention donc à notre communication sur ce sujet.
Une réflexion est engagée sur la disposition des postes d’inscription et de paiement pour éviter que les gens ne se trompent de file. Après discussion on pourrait peut-être envisager de mettre les 2 tables de paiement et d’inscription côte à côte en veillant de mettre à l’opposé de la salle les tables cyclos et les tables VTT. Cela permettrait dès l’entrée en salle d’orienter plus facilement les personnes.
Ensuite Laurent explique les différentes dépenses de la randonnée. Hormis les postes d’investissement comme celui des flèches, il s’avère que le poste des colsons reste le plus important et le plus récurrent. Il semble difficile de l’éradiquer mais au moins il nous faut essayer de trouver des colsons à moindre prix.
Vient à l’ordre du jour la réalisation des panneaux marche. Pour éviter des dépenses supplémentaires la proposition de les confectionner nous même est retenue. A ce sujet Jean-Luc propose de prendre contact avec un imprimeur de ses relations pour éventuellement la confection d’affichettes auto-collantes ou autres.
Pour terminer le sujet Randonnée, Vincent propose l’achat de nouvelles tonnelles. La majorité du bureau, et surtout pour faire suite à la réalisation d’économies, le bureau donne un avis défavorable. Vincent précise qu’il ne fera rien sans l’avis du bureau si toutefois des propositions très intéressantes sont faites.
2. La course.
La course se déroulera le samedi 1er octobre 2016.
Laurent et Samuel se chargent de déterminer l’ordre des courses.
Vincent précise qu’il ne changera pas la sécurité en faisant toujours appel à la société des signaleurs et compte renforcer cette sécurité en faisant appel aux bénévoles du club.
Il est bien précisé que l’alcool est strictement interdit pour toutes les personnes bénévoles se trouvant sur le parcours.
Afin de répondre à la demande des bénévoles un petit panier casse-croûte leur sera remis avant le départ des courses.
Il faut réétudier le positionnement de la remise des dossards plusieurs propositions sont à l’étude.
Vincent souhaiterait ne plus solliciter les transports SION pour le podium d’autant plus que la société fête ce jour là ses 40 ans. Une demande, soit d’une plate-forme à la mairie ou d’un car podium au Crédit Mutuel est à envisager.
Vincent annonce que dès la semaine prochaine il engage la demande de dossier et réalise une check-list des tâches à réaliser comme cela existe déjà pour la randonnée.
Laurent s’oppose à la participation des coureurs extérieurs individuels expliquant que c’est la porte ouverte à de grosses complications car on risque d’avoir des coureurs FFC ce qui pourrait fausser quelques courses. De toute façon il faut demander l’avis à l’UFOLEP et surtout se renseigner pour l’assurance de ces participants externes.
Etant donné le grand nombre de sujets à traiter il est décidé d’organiser une réunion préparatoire le samedi 27 août 2016 à 9H.
D’autre part, comme l’année dernière, le vendredi 30 septembre à 17h30 se déroulera la réunion de débriefing pour tous les bénévoles.
Un bar sera organisé durant la course.
Une visite des riverains sera réalisée (Jean-Luc, Laurent, Vincent et Guillaume) pour les prévenir des restrictions liées à la course le samedi.
La course sera annoncée dans le flash info et reste à définir la communication autour de cet événement (Site internet, affiches, flyers)
Guy demande de prévoir des sifflets pour les signaleurs afin d’annoncer l’arrivée des coureurs.
3. Equipements.
Jean-Luc présente une offre faite par Jean LEBAS pour l’achat de produits énergétiques permettant d’obtenir une réduction de prix pour nos licenciés. Le bureau estimant que cela représente une charge de travail supplémentaire pour récolter les informations, décline cette proposition. Une communication sera faite pour que chaque cyclo puisse en profiter mais en se rendant directement chez Jean LEBAS, la réduction des prix ne sera certainement pas effective.
Un réapprovisionnement des habits va être fait pour l’été mais beaucoup moins important.
Laurent à l’aide de ses documents explique comment il gère la trésorerie pour justement pouvoir réaliser ces approvisionnements de stocks. Il en ressort qu’il faut essayer de ne pas gérer trop de stock, c’est à dire travailler en flux tendu, afin de ne pas alourdir notre trésorerie, quitte à faire patienter de 6 mois les demandeurs, ce qui représentera le délai entre 2 commandes.
D’autre part Vincent exprime son mécontentement vis à vis de la société MS2L surtout vis à vis des délais et de la non résolution de nos problèmes comme par exemple les tenues sur mesure. Il est donc décidé de cesser pour l’instant toute nouvelle commande avec cette société sans remettre en cause la qualité des produits fournis.
4. Les 40 ans du club.
Vincent souhaite marquer le coup en sollicitant un maximum de subventions afin que cela profite aux adhérents, aux participants de la randonnée et de la course.
La discussion s’engage certes sur la nécessité de toucher les adhérents mais par contre le bureau semble moins favorable d’engager des frais supplémentaires pour les participants à la randonnée ou à la course.
En résumé (car les échanges variés sont nombreux), ce qui semble acquis est l’organisation de la soirée bowling qui pourrait être fixée soit au samedi 11 février 2017 ou au samedi 11mars 2017 afin d’être en dehors des vacances scolaires et ainsi toucher un maximum de personnes.
Une fois la date fixée il est acquis que Vincent, Jean-Luc, Laurent et Jean-Paul aillent sur place pour négocier la soirée et avoir un devis pour 60, 80 ou 100 personnes. Cette visite pourrait se faire en septembre afin d’avoir les informations pour l’assemblée générale de début novembre, ce qui nous permettrait aussi d’annoncer le prix aux participants.
Vincent souhaite profiter cette année du sponsoring pour fêter les 40 ans.
Les projets pour la randonnée pourraient être la présence de musiciens, la réalisation de crêpes, une remise de bidons aux participants et pour la marche une promenade en bateau. Après de longues discussions le projet des bidons, étant donné le coût, est fortement remis en question ainsi que le projet marche. Suite à une remarque de Jacques T. le bureau serait d’accord pour plutôt faire profiter nos partenaires locaux. Jacques proposait par exemple de faire un verre en plastique avec le logo de la ville et cela permettrait peut-être à Vincent de demander une aide à la mairie. Jacques se proposait de se renseigner sur la faisabilité d’un tel projet.
Etant donné l’heure avancée et certains membres devant s’absenter la réunion se termine rapidement. Il sera donc nécessaire de prévoir une réunion de bureau dès octobre pour peaufiner le sujet des 40 ans du club.
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