Réunion de bureau du 25 Janvier 2014
Absents : Jean-Claude, Guy et Laurent tous 3 excusés.
Vincent annonce qu’il constitue un dossier appelé « Au fil du temps » qui retrace la vie interne du club. Ce dossier restera au local, à disposition de tous et Vincent fait appel à tous et surtout aux anciens pour enrichir ce dossier.
- Point sur les licences.
Vincent se charge de contacter Manuel LEMESLE pour régler la situation. (Hors réunion, Gilbert a pris contact avec lui et va lui éditer le formulaire pour signature) Jean- Paul se charge d’effectuer une relance aux retardataires. Il est proposé à Xavier COUSTENOBLE d’avoir une licence invité.
- Projet de partenariat sponsor.
Vincent annonce qu’il a obtenu un engagement de nos 2 sponsors pour 2 ans sur une somme globale de 2000 euros par an. Il ne souhaite pas pour l’instant donner de détails sur la répartition de cette somme entre les 2 sponsors car, il souhaite, avec Jean-Luc, rencontrer les sponsors pour finaliser l’opération.
- Point sur les équipements.
Une déclinaison du maillot coureur, manches courtes et sans manches, sera proposée aux cyclos. Jean-Luc signale que ce nouveau maillot est plus cher car, il comporte 6 couleurs au lieu de 3 aux anciens maillots. Après quelques échanges, il s’avère que le coût de fabrication devrait être de 52€ et que nous le proposerions aux licenciés au prix de 35€ en expliquant la participation des sponsors permettant de réduire le prix.
Ensuite une longue discussion s’engage sur la nécessité de produire des cuissards et des maillots à manches longues. La question se pose de savoir si on propose des cuissards avec gel (prix de fabrication à 78€) ou avec peau (prix de fabrication 69€). En conclusion pour l’instant, il est décidé d’attendre les comptes de Laurent pour savoir si l’on a les moyens d’engager immédiatement ces fabrications.
Nous nous engageons pour la fabrication des maillots sans manches et à manches courtes. Il sera demandé 50% à la commande. Pour conclure le sujet, Jean-Luc propose 2 séances d’essayage, le lundi 3 février de 17h à 20h et le samedi 15 février de 10h à 12h, car il s’avère que les tailles sont un peu différentes. Frédéric se propose pour assurer l’essayage des maillots les autres lundi.
Nous allons lancer très rapidement un sondage pour connaître le nombre de personnes intéressées.
- Calendrier.
Le calendrier est en cours de construction et il comportera les brevets Cyclos, les brevets VTT et les courses. Une large discussion s’engage sur la notion de groupe.Gilbert nous explique que le groupe “petit braquet” qu’il souhaite consolider, est constitué de cyclos roulant à une moyenne d’environ 20km/h, et n’excédant pas, sauf exception, 80 km, l’esprit de compétition est banni, la solidarité est de mise pour que chacun puisse continuer à rouler le plus longtemps possible dans notre club. Souhaitant néanmoins vivement ne pas nous désolidariser du groupe, nous continuerons à nous rendre le dimanche à Wavrin, sinon nous fixerons un lieu de rendez-vous sur le trajet emprunté par le groupe à une heure nous permettant de nous joindre à celui-ci pour nous rendre sur le lieu du brevet et ainsi pouvoir continuer à échanger. Parfois nous nous retrouverons au départ du brevet.
En l’absence de brevet programmé, nous partirons éventuellement plus tard, mais dans tous les cas, les heures et lieux de rendez-vous seront transmis sur le site par Jacques Turpin le jeudi soir.
Il est convenu que Jacques (TURPIN) assurera la communication dès le jeudi soir en prenant les informations déposées sur le calendrier du site. Il incombe donc, aux 3 administrateurs de mettre à jour régulièrement ce calendrier. Pour l’instant nous avons noté comme grandes sorties : Lille Hardelot le 18 mai, Lille Bray-Dunes le 9 juin et la Montagne de Reims le 29 juin. Pour le voyage de quelques jours, sentant le peu d’engouement, un sondage va être fait. Il est aussi proposé d’énoncer les randonnées Audax ou les randonnées permanentes.
- Point sur le site internet.
Jean-Paul énonce quelques statistiques : 873 connexions dont 303 visites uniques ce qui signifie qu’il y a eu au moins 303 personnes différentes qui se sont connectées. Il informe que d’autres statistiques sont disponibles pour les personnes intéressées. Vincent souhaite que d’autres personnes fassent des photos et annonce qu’il va solliciter des personnes pour rédiger des articles. D’autre part, il annonce qu’il souhaite faire un point mensuel sur l’évolution du site au bureau.
Dès début février, nous allons mettre l’accent sur notre randonnée en publiant l’affiche, les parcours et d’autres informations.
- Point sur le repas de la fête des sports.
Le 17 mai aura lieu la remise des récompenses sportives et Jacques devrait y être cité. Suite à cette cérémonie devrait se dérouler une Auberge Espagnole (chacun amenant à manger). La date du 17 mai correspond à la veille de Lille Hardelot et surtout à la course de Méricourt. Toutefois, Jacques TURPIN et Jacques COUSTENOBLE se proposent pour être les représentants du club lors de cette soirée, d’autres personnes les accompagneront peut-être.
- Randonnée Bleu et Jaune.
Ce sera le thème principal de l’assemblée de février avec la reprise du document sur les fonctions de chacun. Jean-Paul enverra à chacun le document de 2013 afin de le mettre à jour en séance. Vincent doit confirmer auprès de la mairie l’occupation de la salle et en profiter pour demander pour l’ouverture le samedi après-midi. Il sera fait appel à toutes les bonnes volontés lors de l’assemblée de février.
Jean-Paul se charge de faire les déclarations auprès de la préfecture et de l’ONF. Ces déclarations doivent être déposées au minimum 6 semaines avant la randonnée ce qui donne comme date limite environ le 15 février. Il est confirmé que Julien DESAILLY assurera la sonorisation le matin et l’après-midi.
Vincent confirme que l’affiche est faite,il reste juste à terminer les flyers. A propos des fournitures, Vincent souhaite travailler qu’avec un seul fournisseur, ce dernier devant être très certainement le Carrefour Market de Wavrin. Les estimations de fournitures sont basées sur 500 VTT, 900 cyclos et 100 marcheurs. Pour le fléchage et les parcours, Jacques (COUSTENOBLE) a en charge la route et Laurent le VTT. Vincent se charge d’inviter la mairie et la presse. Fred propose à Vincent une rencontre avec son filleul, M. JAMROSIK MEHDI, pour la livraison des fleurs. Pour le repas après la randonnée, Vincent propose que ce soit un buffet froid car l’organisation est beaucoup plus facile. Un petit sondage lors de l’assemblée de février sera fait. Un relevé informatique des participants sera fait. A ce propos Jean-Paul souhaite avoir une personne informaticienne pour l’aider à classer les photos et les films afin que dès le lendemain on puisse les charger sur le site. Vincent propose que l’on sollicite James de façon à ne pas l’exclure.
- Convocation papier pour l’assemblée de Février.
Jean-Paul annonce qu’il n’y a plus que 2 licenciés qui ne possèdent pas d’adresse mail. Il s’agit de Paul-André DURIEZ et Jean-Luc CIESLAK. Jean-Paul se charge de leur envoyer la convocation et
l’ordre du jour de l’assemblée de Février par courrier.
- Questions diverses.
Une seule question supplémentaire a rapidement été abordée. Vincent a repris l’échange de mail de Guy à propos de la mise en place d’un forum sur le site. Jean-Paul annonce que techniquement c’est parfaitement réalisable mais avec un coût supplémentaire. Toutefois, en dehors du coût que cela peut engendrer, la majorité du bureau ne souhaite pas mettre en place un forum sur le site estimant que cela pouvait être dangereux pour les relations entre licenciés. Jacques a cité en exemple le forum du site du VTT WAVRIN.
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