**Réunion de bureau du 25 février 2017 **
Absent : Jacques TURPIN pour cause maladie.
Vincent remercie les présents et annonce l’ordre du jour en précisant que la majeure partie de la réunion sera consacrée à la randonnée.
**1. La soirée bowling. **
Laurent présente rapidement la répartition des tables en expliquant qu’à chaque table un membre du bureau est présent.
Ensuite Laurent explique la répartition des équipes en partant de la constitution des tables et en séparant les femmes et les hommes.
Jean-Paul précise que Frédéric et Guy ont fait l’exercice de leur côté ainsi que Jean-Paul et les résultats étaient très similaires à quelques exceptions.
2. La randonnée du 2 avril 2017.
Vincent présente son planning général à l’image de celui qui a été réalisé pour la course.
Vincent rappelle la problématique de la salle que nous aurons qu’à partir de 2h du matin. Pour essayer de contourner ce problème Vincent a demandé la possibilité d’avoir une autre salle afin que l’on puisse dès le samedi stocker notre matériel.
Vincent propose donc de demander un frigo, de proposer un plan de salle légèrement différent, de préparer les ravitos le samedi et peut-être de changer l’emplacement du chargement des ravitos dans les voitures.
Etant donné que les bénévoles seront sur place plus tôt que les autres années, Vincent propose de démarrer l’apéritif dînatoire dès 13h30. Toutefois il insiste sur le fait de laisser 2 ou 3 tables pour continuer à accueillir les retardataires.
La revue du planning commence donc poste par poste et Jean-Paul se propose de reprendre les principaux postes lors de l’assemblée pour avoir confirmation des participants.
Vincent souhaite améliorer le poste accueil et il souhaite qu’il y ait plusieurs personnes pour diriger correctement les participants. Il y aura donc au moins à l’entrée Vincent, Jacques et Frédéric pour l’explication des parcours.
Il reste des postes à pourvoir comme pour les parcours VTT, le parking ou la tombola.
Pour la tombola Geoffrey demande l’autorisation de solliciter « Les stages du soleil » pour éventuellement offrir un bon, soit de réduction ou pour une place gratuite. Le bureau félicite Geoffrey pour son initiative et l’encourage à la réaliser.
Pour l’instant Vincent fait remarquer que nous n’avons pas beaucoup de lots environ 80.
Notre ami Jacques TURPIN propose avec son association «Multigone» un bon de 100 euros que l’on pourrait diviser en plusieurs bons d’achat.
Il serait intéressant d’avoir entre 300 et 400 lots, ce qui pourrait récompenser un tiers des participants.
Le fonctionnement de la tombola consisterait à chaque participant de tirer un ticket, si ce ticket possède un numéro ce numéro correspondra à un lot pré établi.
Pierre propose de faire une demande de lots auprès de l ‘UFOLEP sachant que Pierre est un membre actif dans la fédération pour un autre club.
Vincent souhaite que la tombola soit préparée lors de la semaine précédent la randonnée et fait appel aux volontaires. Guy, Pierre et Jean-Paul se proposent pour exécuter la préparation de la tombola en numérotant tous les lots.
D’autre part il nous faut trouver des volontaires pour tenir le stand et Vincent propose de solliciter les nouveaux comme Daniel VERMEESCH, Michel VARNIER, Thierry VAN HEDDEGEM et Quentin FOULON.
Au niveau de la communication Vincent annonce qu’il sollicitera comme l’année dernière Velodom et que par l’intermédiaire de Lionel DUCROCQ nous aurons un drone afin de pourvoir faire des photos aériennes.
Vincent annonce qu’il souhaite inviter, certes la mairie et nos sponsors, mais aussi André TIGNON et Yves-Marie VERBEKE de cyclo59.
Toujours dans l’optique des 40 ans Vincent annonce la présence d’un stand de crêpes qui sera géré par Isabelle LABALETTE, Marie PEYTAVI et Nadège SWILLENS. La location du matériel coûtera 60 euros. Il y aura des crêpes jusqu’à épuisement et ce dès 10h du matin.
Pour terminer sur les 40 ans Jean-Paul annonce que nous avons sollicité Francis PICAVET et ses amis de la peinture pour nous confectionnerait un tableau. Il y aura donc un endroit à réserver pour la présentation du tableau.
Jean-Luc annonce qu’il a réussi à négocier gratuitement (bravo à lui) la confection de nouvelles flèches pour la marche.
Une fois que le planning sera finalisé il sera envoyé à tous.
3. Les séjours 2017.
Pierre nous annonce avoir choisi le restaurant pour Lille-Hardelot. Ce dernier se trouve à WACQUINGHEN soit à 6 km de Boulogne. Le propriétaire est la même personne que l’année dernière et peut nous mettre à disposition une salle de 100 personnes et une terrasse. Le restaurant qui se situe dans un camping dispose d’un parking pour le bus. Le pris du repas devrait être du même ordre que l’année dernière c’est à dire environ 25 euros.
Aux dernière nouvelles (jeudi 02 mars) il y a 29 inscrits.
Ensuite Pierre donne des informations sur le séjour en Auvergne avec la préparation des parcours. Nous serons au minimum en demi-pension et nous aurons la possibilité de prendre un panier repas pour le midi. Pour l’instant il n’y a que 4 inscrits.
Pierre enchaîne sur le séjour en Alsace qui pour l’instant n’a que 8 inscrits. Il explique qu’il travaille à l’heure actuelle sur les parcours.
A propos de ce peu d’inscrits Jean-Paul annonce qu’il jette l’éponge et qu’il ne proposera plus de séjours au club, c’est trop de travail et de stress pour peu de monde. Cela ne l’empêchera pas à titre personnel de participer aux séjours FFCT comme il le faisait auparavant. Il fait remarquer quand même, qu’il a vraiment du mal à comprendre la position des licenciés quand on constate que le club de Bergerac pour le même séjour parvient à attirer une vingtaine de personnes dont la plupart sont plus âgés que nos licenciés.
Pierre annonce qu’il continue à travailler sur des randonnées d’une journée. Jean-Paul ajoute que c’est peut-être la nouvelle forme de vélo que nos licenciés veulent faire mais cela reste encore à prouver.
4. Remise des équipements.
Vincent annonce que nous n’aurons pas les équipements pour l’assemblée comme prévu.
Les raisons sont multiples :
Retard du fournisseur.
Équipements sur mesure,
Nouvelle maquette avec nouveau fournisseur.
Réponses tardives de certains licenciés.
Laurent précise que la commande représente une somme supérieure à 20 000 euros
Vincent précise que le plus gros inconvénient est pour la photo de club et le trombinoscope que nous voulions remettre à jour.
D’un commun accord il est décidé que la remise des équipements se fera en dehors de la permanence et se déroulera un samedi obligatoirement.
Vincent espère avoir les équipements pour le 13 mars et précise qu’il demandera à tous de porter le maillot lors de la randonnée.
5. Ordre du jour de l’assemblée « Les retrouvailles ».
Jean-Paul demande confirmation de l’ordre du jour de l’assemblée « Les retrouvailles » car il est urgent de communiquer et aussi de préparer le Power-Point..
Rapidement décidé l’ordre du jour sera :
Le mot de de Vincent.
Organisation de la soirée bowling.
Préparation de la randonnée du 2 avril 2017.
Séjours pour l’année 2017.
Point sur les équipements.
La maquette du nouveau site internet.
Questions.
Vincent demande de bien préciser dans la convocation le changement de lieu : salle de l’Olivier derrière la mairie.
L’assemblée doit démarrer à l’heure car le soir nous allons au bowling pour 18h30, la majeure partie du bureau se donne rendez-vous à 13h pour préparer la salle.
6. Divers.
Vincent annonce que l’on a la possibilité de faire la course un dimanche. Toutefois il précise que ce jour là c’est le brevet d’Haubourdin, que ce club en fait 2, mais manque de chance leur premier brevet a lieu le jour de Lille- Hardelot.
Jean-Paul et Vincent expriment leurs gros doutes sur la présence des cyclos qui, à grande majorité, préféreront aller rouler plutôt que donner un coup de main à la préparation de la course.
Une solution est proposée par Vincent est celle de faire le parcours la veille et d’envoyer un chèque de participation au club d’Haubourdin qui reste un club ami.
7. La nouvelle maquette du site internet.
Laurent (LICOUR) commence à expliquer les raisons de faire évoluer le site :
Raisons techniques car actuellement c’est plus un site commercial qu’associatif.
Pas de vrai blog.
Pas d’historique des articles.
Loudeur de la mise à jour hebdomadaire.
Raisons financières plus de 300 euros par an sans compter les coûts supplémentaires lorsqu’on veut faire une modification.
Raisons de fiabilité car on a constaté et Jean-Paul a eu la confirmation, que leurs évolutions et leurs sauvegardes se faisaient le dimanche matin.
Laurent présente donc 3 maquettes en donnant quelques explications. Il explique qu’il va envoyer à chaque membre du bureau les liens afin que chacun puisse faire son choix.
Laurent précise que pour l’instant notre choix se porte plus sur le modèle ISOTOPE.
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