**Réunion de bureau du 24 septembre 2016 **
**Excusés : **Guillaume LELEU, Frédéric ALLART et Jean-Claude CARPENTIER.
Vincent remercie les présents et annonce l’ordre du jour en précisant qu’une fois de plus il y a beaucoup de points à voir ensemble. D’autre part il annonce la venue de Geoffrey vers 11h pour présenter le travail qu’il a effectué sur la maquette des équipements.
**1. La course du 1er octobre 2016. **
Vincent est toujours en attente d’une réponse définitive des signaleurs.
Jean-Paul signale la bonne implication des cyclos, il précise qu’il a reçu 53 réponses c’est à dire plus de 50% des licenciés ce qui est une première.
Vincent rappelle qu’il a du faire un mail auprès des coureurs pour les sensibiliser à participer à l’organisation.
Nous avons reçu l’autorisation de la préfecture et ce sans contraintes complémentaires malgré les derniers événements.
Sur le doute de la présence d’Italo, Laurent va se rapprocher de lui pour connaître sa position.
Les sandwichs seront faits sur place.
Vincent souhaite la diffusion du planning pour lundi et propose le vendredi à 18h pour la réunion préparatoire.
Vincent précise que tous les signaleurs doivent être présents à 12h30mn.
Pour les récompenses, Vincent précise que l’on a acheté les 219 bidons et que nous avons reçu 1000 euros du Crédit Mutuel.
Vincent précise que pour les personnes présentes toute la journée ils bénéficieront d’un panier contenant 2 sandwichs, une boisson et 2 tickets de boisson. Au dernier pointage Jean-Paul annonce le chiffre de 23 paniers à préparer.
C’est Jean-Luc qui sera le responsable des lots le jour de la course.
Vincent souhaite offrir des bouquets aux commissaires féminines.
Vincent annonce la présence de 4 motards bénévoles et souhaite que l’on installe une urne près des inscriptions au profit de leur association. Il faut prévoir une petite pancarte explicative.
Guy rappelle de ne pas oublier les sifflets et en profite pour préciser aux signaleurs de prendre un siège et de mettre la chasuble jaune de sécurité.
2. Les derniers événements 2016.
Pour le repas spectacle du 19 novembre 2016 Jacques T. se charge de nous donner tous les renseignements, surtout le prix et le menu.
Pour le Téléthon du 27 novembre Laurent précise qu’il était présent à la réunion préparatoire. Il a annoncé que nous proposions 2 parcours de 20 et 45 km. Que les inscriptions se faisaient de 8H à 10h et que les départs étaient libres mais que le club proposait un départ groupé à 8h30 pour le 45 km. D’autre part il a sollicité un ravitaillement pour 200 personnes. Jean-Paul précise que les déclarations en préfecture sont parties et Vincent confirme qu’il va réaliser l’affiche mais seulement après la course. Le reste de l’organisation sera comme les autres années.
La sortie du Père Noël se fera le dimanche 18 décembre 2016 ce qui nous permettra de rendre visite à Marinette et Jacques qui organisent ce jour là Festi-Noël.
Rappel sur la date de notre assemblée : le dimanche 6 novembre 2016. Il est acté que nous accueillerons les potentiels nouveaux licenciés. A ce propos Jean-Paul précise que ces futurs licenciés peuvent nous donner les renseignements même si leur licence FFCT ne prendra effet que le 1er janvier 2017. Ils seront au minimum couverts par l’assurance MACIF.
3. Petit bilan de la saison 2016.
Vincent annonce en UFOLEP le départ de Sophie DEMUYNCK et de Nicolas LETRIONNAIRE. Le non renouvellement de la licence de Laurent DURIEZ (l’autre), de David HANOT et de David KOPP. En contrepartie, il annonce la venue de Alexis JONVILLE, de Christopher RAMBEAU et de Frédéric MAHIEU. Le passage de Dominique LELEU en UFOLEP. A ce sujet Jean-Paul demande des précisions sur le souhait de Grégory LECLERCQ car il pourrait peut-être bénéficier de la licence gratuite FFCT en 2017 si son inscription est faite en 2016. Vincent annonce que l’année prochaine il souhaiterait que le renouvellement des licences UFOLEP se fasse plus tôt afin que les nouveaux soient assurés de participer à notre course.
Pour les licenciés FFCT, Jean-Paul annonce que 4 cyclos n’ont pas renouvelé leur licence il s’agit de : Pascal BOUCHER, Sébastien CHENU, Cédric LECORNE et Manuel LEMESLE. Un mail leur sera envoyé et ensuite ils seront retirés des tables. Vincent souhaite que l’année prochaine cette décision soit prise fin Mars ce qui pour Jean-Paul semble difficile à appliquer .
Vincent demande aux membres sortant du bureau leur décision : Jean-Luc, Laurent,Guy, Frédéric (avis donné à Guy) et Jean-Paul décident de renouveler leur mandant. Guy nous fait part de la volonté de Jean-Claude de ne pas renouveler son mandant, Vincent propose de lui en faire la demande par mail. Jean-Paul précise que si un poste se libère il fera appel aux licenciés à candidature et ce sera l’assemblée à main levée qui choisira.
Pour l’assemblée Générale, Vincent va demander à Guillaume de réaliser le bilan des coureurs. Toujours pour l’assemblée Laurent interviendra pour le bilan de la randonnée, pour celui de la course et ensuite pour le bilan général.
Ensuite une grosse réflexion est engagée sur le prix des licences FFCT. Après bien des échanges Laurent et Jean-Paul vont rédiger un tableau en s’appuyant sur les différents cas définis par la ligue FFCT.
4. Définir les principales dates de 2017.
Le samedi 4 mars 2017 : soirée bowling, Laurent, Jean-Luc et Jean-Paul courant octobre vont se déplacer pour avoir des devis plus précis suivant le nombre de participants.
Le samedi 4 mars 2017 : assemblée Les Retrouvailles.
Le samedi 10 décembre 2016 : prochaine réunion du bureau pour préparation des 40 ans.
Réservation du bus à faire pour la sortie Lille Hardelot du dimanche 21 mai 2017.
Le dimanche 4 juin 2017 : Paris-Roubaix VTT.
En avril 2017 les stages du soleil.
Certainement en juin 2017 une semaine dans les monts d’Auvergne.
Certainement en septembre 2017 un week-end en Alsace.
En septembre 2017 participation à la Ronde Picarde et éventuellement durant l’année à une autre cyclo-sportive.
Novembre 2016 Vincent annonce une sortie coureurs.
Le dimanche 2 octobre 2016 Jean-Paul annonce, si la météo est favorable, qu’il va demander aux cyclos présents d’accompagner Ethel sur le 50 km d’Haubourdin.
5. Equipements.
Avec l’arrivée d’un nouveau partenaire : AVIME qui n’est autre que la société de Jean-Philippe, une refonte des équipements a été engagée. C’est Geoffrey qui a travaillé sur la maquette d’où sa présence ce jour pour la présentation.
Vincent précise qu’afin d’éviter les erreurs passées, notamment avec plusieurs retouches aux équipements, ces nouveaux équipements seront inamovibles pour une période de 4 ans. Ainsi donc on souhaiterait un engagement de nos partenaires pour 4 ans. Pour rappel l’engagement d’AUTONOMIE est de 1600 euros, celui d’AVIME est de 1600 euros et celui d’AVEXA est de 600 euros.
Nous souhaiterions, ainsi que nos partenaires, profiter des 40 ans du club pour faire un prix très attractif afin que rapidement tout le monde puisse avoir le même maillot. On souhaiterait proposer le maillot à 20 euros et le cuissard à 40 euros. Toutefois, avec les différentes simulations effectuées par Laurent il s’avère qu’il nous manquerait près de 2000 euros si l’on ne veut pas mettre en difficulté notre trésorerie. Sachant que certains partenaires ne seraient pas hostiles à augmenter leur participation, Vincent vient d’envoyer un mail expliquant notre proposition.
Suite à cette proposition Frédéric (par smartphone) propose de récupérer cette somme sur le coût du bowling. La majorité du bureau s’y oppose car elle considère qu’un moment festif avec les épouses ne peut être que bénéfique pour le club. Jacques C. propose à la place du bowling un voyage, de même la majorité du bureau s’y oppose et préfère la soirée bowling.
Après présentation et explications de Geoffrey sur la maquette, et surtout après avoir remercié Geoffrey pour son gros travail, Vincent fait un tour de table pour recueillir l’avis de chacun sur ces nouveaux équipements. L’ensemble des personnes valident cette maquette et tous souhaitent pouvoir garder ces prix attractifs.
6. Divers.
Jean-Paul souhaite avoir les distances pour la randonnée du dimanche 2 avril 2017 afin de pouvoir faire la déclaration auprès de la FFCT afin de paraître dans le petit livret.
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