Réunion de bureau du 21 Juin 2014
Absents : Jacques (Turpin), Jean-Claude, Guillaume et Francis, tous les 4 excusés. Nous en profitons, pour souhaiter un très bon rétablissement à Jean-Claude qui s’est fait opérer d’une hanche.
Vincent annonce la remise des nouveaux équipements pour ce samedi matin vers 10h30, avec la présence de Samuel et vers 12h15, avec les présences de Stéphane et de son associé. Nos 2 sponsors ne pouvant être présents ensemble car Samuel participait à une course en début d’après-midi et Stéphane ne pouvant fermer son magasin avant 12H. Toute la préparation et la répartition des équipements ont été réalisées par Jean-Luc et Frédéric. Reste à programmer une séance de photos devant la mairie et dans le parc.
- Bilan de la randonnée 2014.
Quelques chiffres donnés par Laurent :
Recettes : 3841,50 euros.
Dépenses : 2255,30 euros.
Bénéfice : 1586,20 euros.
Laurent fait remarquer que certaines dépenses dépassent le cadre de la randonnée comme certaines boissons et que le seuil de rentabilité est estimé à une présence environ de 900 participants.
Recettes du repas : 1005 euros.
Dépenses pour le repas 1356,70 euros.
A ce jour le compte de trésorerie est déficitaire de 2800,00 euros, la facture des
équipements s’élève à plus de 9200 euros et donc Laurent a effectué un transfert de 3000
euros en attendant le paiement des équipements par les adhérents.
Avec le stock et les prochaines rentrées, Jacques et Vincent complètent un dossier pour
récupérer 700 euros de subvention, Laurent affirme retrouver l’équilibre mais nous
sommes tous d’accord pour continuer à rester vigilants sur nos dépenses.
Après quelques échanges, le choix de la date pour notre randonnée est fixée au dimanche 5
avril 2015 avec de la route, du VTT et de la marche. Jean-Paul se charge de faire la
déclaration auprès de la FFCT.
Le souhait de nommer des responsables pour chaque poste est exprimé.
Il s’avère nécessaire d’ajouter un poste supplémentaire pour l’organisation de la cour d’entrée.
Vincent tient à remercier et à signaler le remarquable travail des dames.
Comme demandé, nous avons eu un très bon retour quasiment complet des fiches des
différents contrôles, ce qui s’avère très utile pour nos prévisions.
Il faut prévoir des panneaux signalant l’interdiction d’uriner le long des clôtures dans la cour
d’entrée ou trouver une autre solution pour empêcher cet état de fait.
Frédéric et Vincent signalent l’utilité d’avoir une caisse pour le matériel.
Il est à prévoir une séparation plus importante entre la queue d’attente des buveurs de bière
et des personnes demandant leur sandwich.
Il est souhaitable de changer la disposition des tables d’inscription en éloignant la table route
au maximum afin de ne pas perturber les tables qui réceptionnent les cartons d’engagement.
Il faut créer une table spécifique, dédiée aux inscriptions en club et aux jeunes qui ne payent
pas.
Vincent a signalé le léger retard pour la publication des résultats. Jean-Paul en a pris la
responsabilité en expliquant qu’il avait trop tardé pour la saisie informatique pensant en 1h pourvoir tout saisir. Il propose donc pour 2015, de continuer un pointage manuel avec Jean-
Pierre et André et un pointage informatique avec Honorine et lui-même mais cette fois-ci au fil du temps. Pour ce faire, Jean-Paul a préparé une petite application qu’il souhaite tester lors des inscriptions Téléthon. D’autre part avec les renseignements de la participation des clubs il est nécessaire de faire une mise à jour complète des boites pour faciliter le travail de Jean-Pierre et André.
Vincent souhaite et insiste pour que le retrait des tables se fasse le plus tard possible afin de pouvoir accueillir les longs parcours et les retardataires.
Il est demandé que chaque responsable de poste assure le retrait complet de son matériel.
Jacques propose d’installer des drapeaux ou des fanions pour rendre l’accueil encore plus
festif. Guy propose de contacter la société Doublet et Jean-Luc d’interroger ses
connaissances sur la possibilité d’installation de ces nouvelles structures.
Après échanges entre les participants, il est décidé que la répartition du matériel pour les
contrôles ainsi que le retour de ce même matériel se fera sur le côté de la salle afin de permettre aux voitures d’approcher plus librement sans gêner l’organisation de l’entrée des participants.
Attention de ne pas oublier en matinée le ravitaillement des personnes des contrôles car cette année ce ravitaillement n’a pas été fait. Jean-Paul en prend la responsabilité car il explique avoir mobilisé les personnes pour l’aider au pointage informatique.
Laurent suggère de demander l’ouverture de la grille côté passerelle.
Vincent souhaiterait que l’on anticipe sur l’affichage en A3 de tous les parcours. Jean-Paul se
propose d’en prendre la responsabilité.
Il est demandé de ne pas flécher dans la cour et aux abords de la salle. Une réflexion est
engagée à ce sujet pour une signalétique sur panneau et semi aérienne au sein de la cour
ainsi que sur le trottoir d’en face juste devant la sortie.
Vincent souhaiterait une communication plus importante sur Wavrin, comme par exemple
chez les commerçants ou dans les écoles.
La gratuité pour les enfants de moins de 12 ans sera proposée sur la marche.
Une réunion d’organisation pour les parcours sera proposée fin septembre.
Pour conclure sur le sujet, Vincent tient à exprimer sa grande satisfaction pour l’organisation de la randonnée et même, si nous avons énuméré un certain nombre de remarques de fonctionnement c’est toujours dans le souci de bien faire et que les participants soient pleinement satisfaits.
- Les prochains événements.
Montagne de Reims : le dimanche 29 juin.
Participation à la sortie organisée par l’ALEFPA : ce mardi.
Participation de quelques coureurs au défilé du 14 juillet.
Participation à Sport en fête qui se déroulera le 20 septembre à la halle des sports de 10h à
18H. Il est demandé d’avoir un stand et une activité. Le Cyclo proposera un Home-traineur et un Junicode. Il y aura un jeu des associations avec 2 joueurs et 5 rencontres qui porteront sur différents sports avec 5 minutes de match à réaliser. Les sports concernés sont badminton, judo, hand-ball, basket-ball, cyclo, football, waka, athlétic et body ligne. Ce sont Mathieu et Nathalie qui organisent les épreuves, aucun club n’intervenant. Il y aura 2pts attribués au gagnant 1 pt pour un match nul et 0pt pour le match perdu.
Participation au repas du festival qui devrait avoir lieu le 22 novembre.
Participation au Téléthon, à ce sujet Laurent participe cette semaine à la réunion.
Pour terminer l’année nous renouvelons la ballade du Père Noël le dimanche 21 décembre
Vincent se rapproche de la mairie pour obtenir la disposition des salles pour notre assemblée
de Novembre.
• Pour terminer Vincent souhaiterait organiser une ballade VTT en été pour permettre aux adhérents de découvrir la pratique du VTT en été et une partie des parcours que nous empruntons pour notre randonnée. Afin de ne pas perturber le calendrier route nous proposerions cette sortie un samedi.
- Point sur les procédures administratives.
Etant donné la charge de travail que représente l’émission du mail hebdomadaire, Vincent propose de le supprimer en invitant les Cyclos à consulter régulièrement le calendrier du site. Vincent et Jean-Paul, avec l’aide de Guillaume pour les courses, s’engagent à y déposer un maximum de renseignements afin que chacun puisse choisir en toute liberté son brevet. Le choix du brevet se fera, comme dans le temps, le dimanche matin au moment du rassemblement. Toutefois nous conserverons la possibilité d’envoyer un mail si une sortie demande des explications complémentaires mais cette méthode deviendrait exceptionnelle. Vincent justifie aussi ce choix en expliquant vouloir éviter une perte d’informations comme cela s’est déjà constaté. Ce nouveau fonctionnement devrait être mis en place avant les vacances.
Vincent, étant en vacances en septembre, ne pourra initier le renouvellement des licences UFOLEP. Jean-Paul, avec l’aide de Laurent qui connaît parfaitement le fonctionnement des courses, se propose de le suppléer.
Il est convenu que la permanence du club sera fermée du lundi 14 juillet au dimanche 17 août. Cette permanence reprendra donc le lundi 18 août à 18h30, surtout pour initier le renouvellement des licences UFOLEP.
- Nouveaux projets.
Vincent prend la parole pour exposer son projet d’initier l’organisation d’une course cycliste à Wavrin. Il propose avec l’aide de Jean-Luc et Laurent de rencontrer les élus afin de travailler ensemble sur ce projet. Il faut étudier le parcours, les besoins matériels, choisir une date, de préférence un samedi, faire appel à une société pour les commissaires de route, solliciter l’UFOLEP et ses dirigeants etc….
Autre sujet que Vincent expose, est le recrutement des jeunes au sein du club. Vincent ainsi que la plupart des participants pensent que c’est par l’intermédiaire du VTT que le club a le plus de chance d’attirer les jeunes. Jean-Paul, en expliquant ses lectures des documents de la FFCT et en s’appuyant sur la nouvelle réforme des rythmes scolaires, pense que nous devrions exposer notre projet aux responsables des écoles de Wavrin. Pour une mise en route on pourrait proposer à partir de la rentrée une sortie encadrée, un mercredi, en empruntant un parcours strictement sur des sentiers afin de minimiser les problèmes de circulation. Pour ce faire, il nous faut contacter notre assureur pour connaître les limites de son engagement, exiger impérativement le port du casque et au minimum 2 personnes pour encadrer le groupe. Guy et Jean-Paul apportent leur concours et Jean-Luc suivant ses horaires de travail.
- Questions.
Frédéric pose la question du prix concernant les anciens équipements encore disponibles dans le stock. Voici les prix décidés sur ces équipements :
La veste manches longues : 30 euros.
Le maillot manches courtes : 25 euros.
Le cuissard gel : 40 euros.
Le cuissard peau : 30 euros.
Les gants d’été : 10 euros.
N’ayant plus de sujets à traiter la séance est levée pour laisser place à la remise des maillots. Vincent profite de cette remise de maillots pour remettre à Samuel et Stéphane une veste à manches longues aux nouvelles couleurs du club, ainsi que des bouteilles à l’associé de Stéphane.
************************************