Réunion de bureau du 18 Octobre 2014 Excusés : Gilbert et Jean-Claude.
Absent : Guillaume. Vincent présente la réunion en annonçant vouloir faire un bilan de la saison 2014 et une préparation
à notre assemblée générale du dimanche 2 novembre 2014.
- Petit Bilan de la saison 2014.
En terme d’effectifs à ce jour nous avons 80 adhérents répartis en 18 coureurs (UFOLEP), 58 cyclo-touristes (FFCT) et 4 en attente de fédération passant de UFOLEP à FFCT. A savoir que Vincent doit inscrire un 19ème coureur et que nous avons plusieurs contacts pour d’éventuelles inscriptions. Nous avons eu un contact d’un pur Vététiste, après lui avoir expliqué notre mode de fonctionnement nous lui avons répété que vous accueillons tout le monde. S’il y avait plusieurs volontaires, on pourrait envisager une section VTT été comme hiver. Nous rappelons que nous acceptons de prendre les jeunes à condition que ces derniers aient 16 ans révolus, sinon ils doivent être accompagnés d’un des parents.
Vincent fait un rappel sur la notion de groupe et déplore, malgré les efforts de Gilbert, la disparition du groupe des « Petits Braquets ». Cela permettait d’orienter les groupes et surtout de permettre plus facilement une présence sur les différents brevets.
Toujours dans l’esprit de groupe, il est décidé d’avoir un responsable de groupe indiquant la route pour se rendre au brevet, même si cette route n’est pas celle souhaitée par certains. Ce responsable sera différent selon les brevets et prendra la tête du groupe afin d’arriver tous ensemble au lieu d’inscription du brevet. Vincent fera l’annonce à l’assemblée.
Un bilan des courses sera fait par Guillaume à l’assemblée mais vous pouvez déjà sur le site en avoir une idée.
Quelques chiffres donnés par Laurent pour le bilan financier :
Recettes : 17 887,70 euros.
Dépenses : 17 866,21 euros.
Bénéfice : 21,49 euros.
En réserve sur le second compte : 5 250 euros.
Vincent annonce un accord de principe du Conseil Général d’une subvention de 850
euros, soit une augmentation de 150 euros ce qui est assez rare de nos temps. Vincent tient à remercier Jacques, car l’on doit certainement cette augmentation au très bon relationnel entretenu avec les instances concernées.
Laurent possède un bilan plus complet de toutes nos recettes et dépenses dont il fera un résumé à l’assemblée. Il est prêt à répondre à toute question financière lors de l’assemblée comme le stipule notre règlement d’association.
Le prix de la licence UFOLEP est fixé à 90 euros et celui de la licence FFCT à 60 euros pour « Petit Braquet » et 110 euros pour « Grand Braquet ». Une petite explication avec chiffres à l’appui est faite par Laurent pour expliquer que la différence revenant au club est pratiquement identique sur les 2 licences UFOLEP et FFCT. Cette précision est faite afin de taire les rumeurs sur un éventuel avantage pour les coureurs.
Jean-Paul pose la question du prix de licence à demander pour les nouveaux FFCT ( la ligue offre la licence si le nouveau s’inscrit entre le 1er spetembre et la fin d’année 2014). L’ensemble du bureau propose aussi la gratuité 2015 pour ces nouveaux licenciés mais afin de respecter les règles d’assurance seul un certificat médical leur sera demandé. Pour rappel le certificat médical ne doit pas être supérieur à 3 mois lors de l’inscription.
Frédéric et Guy souhaiteraient avoir une maquette plus complète à présenter le lundi soir
aux nouveaux. Jean-Paul s’engage à travailler avec eux pour rédiger cette nouvelle maquette.
Vincent demande aux 6 membres sortants leur décision pour un renouvellement de 2 ans :
ALLART Frédéric : renouvellement.
AMIELH Jean-Paul : renouvellement.
CARPENTIER Jean-Claude : en attente de réponse étant excusé.
DESAILLY Jean-Luc : renouvellement.
DURIEZ Laurent : renouvellement.
LEBAS Guy : renouvellement.
Ces candidatures seront donc proposées au suffrage des adhérents lors de l’assemblée.
Jean-Paul lit le compte rendu de l’entretien avec notre assureur MACIF. Cet entretien sera
posté sur le site dans l’onglet bureau.
A propos de l’assurance et surtout pour les personnes intéressées par les indemnisations
journalières, Vincent annoncera en Assemblée qu’étant donnée notre inscription club à la MACIF un adhérent peut bénéficier d’une inscription à une assurance complémentaire à un prix intéressant. Un formulaire est à leur disposition auprès de Jean-Paul qui leur expliquera le fonctionnement.
Pour information nos adhérents qui changent de fédération, et sont donc sans licence pendant 4 mois, sont toujours couverts par la MACIF car à la MACIF on ne parle pas de licencié mais d’adhérent.
Pour conclure sur le bilan, Vincent se réjouit du bon fonctionnement et tient à remercier chaque membre du bureau pour son implication.
- Gestion des équipements.
Jean-Luc aborde le sujet des équipements :
une grosse discussion s’engage sur les logos inscrits sur les nouveaux maillots. Jean-Paul
et Jacques font la remarque que nous ne voyons pas le logo du club et un peu trop celui
d’autonomie.
Jean-Paul rappelle que normalement la FFCT proscrit la publicité sur les maillots mais
faisant partie de 2 fédérations on peut y trouver un argument.
Après échanges et vraiment concertation des personnes présentes Jean-Luc et Vincent
vont rencontrer nos sponsors et leur proposer une inversion des inscriptions sur le
maillot de façon à remplacer « autonomie » inscrit dans le dos par « C.C.Wavrin ».
Jean-Luc souhaitant réapprovisionner ses stocks pour le début d’année la rencontre avec
les sponsors devrait se faire avant l’assemblée afin d’en faire l’annonce à nos adhérents.
Jean-Luc et Frédéric proposent de baisser les prix des anciens équipements afin de
liquider les stocks. Une nouvelle palette de prix sera donc certainement proposée aux
adhérents lors de l’assemblée générale.
Ensuite Jean-Luc annonce qu’il est en train de solliciter les fournisseurs ( KASK, EKOI, …)
pour des devis « casques ». Il explique souhaiter rester dans une fourchette de prix très raisonnable, de floquer les casques et n’avoir qu’un seul modèle. D’autre part on a fait appel auprès de notre assureur pour éventuellement une aide financière, étant donné qu’ils ont une campagne sécurité vélo en cours, nous attendons leur réponse.
- Définition des principales dates de sortie pour l’année 2015.
Pour notre participation au Téléthon 2014 voici l’organisation prévue :
Vincent et Lucien au ravitaillement.
Jacques et Francis assurent le départ groupé du 45 km.
Le jeudi précédent contrôle du fléchage par les personnes présentes à 13h30.
Laurent et Jean-Paul aux inscriptions avec Honorine pour test d’enregistrement
informatique.
Jean-Luc reste en secours en terme de logistique car la publicité est un peu plus
importante via notre site internet mais aussi via CYCLO59. Cela peut provoquer une
plus forte participation surtout si la météo nous est favorable.
La balade du Père Noël 2014 se fera certainement le dimanche avant Noël avec peut-être de
nouveaux habits. Vincent fait appel pour avoir un candidat au poste du Père Noël.
Le Lille Hardelot du dimanche 24 mai 2015 sera au programme. Vincent s’occupe dès ce
jour de la réservation du bus. Afin de faire participer un maximum de personnes à cette sortie nous allons proposer un parcours plus petit soit en début de parcours ou en fin de parcours, le bus pouvant les déposer.
Participation aux stages du Soleil début mai, responsable Jean-Luc.
Vincent souhaiterait une rencontre en Dordogne chez Roger mais pas avant 2016 car
problèmes de congés. Après accord de tous, il prendra contact avec Roger pour le prévenir.
Proposition du Tour du Nord certainement courant septembre 2015.
Jean-Paul propose la participation du club à la sortie organisée par l’ALEFPA du samedi 27
et du dimanche 28 juin. Cela consiste à accompagner des jeunes qui n’ont pas fait beaucoup de vélo de Cambrai à Dunkerque et de Dunkerque à Lille. Francis propose que l’on aille à leur rencontre le dimanche. Jacques suggère pour les volontaires du samedi de partir en vélo dès le vendredi à Cambrai. Vincent et le bureau sont d’accord pour cette participation. Jean- Paul se propose d’être le coordinateur de cette opération et espère dès février avoir plus d’informations.
Frédéric a eu un écho très favorable des journées complètes du jeudi. Francis propose de remettre ces journées dès le mois d’Avril. Jean-Paul est d’accord sur le principe sachant que l’on reste très tributaire de la météo. D’autre part Jean-Paul sollicite les gens pour d’autres destinations.
Vincent insiste sur le fait qu’il est favorable pour prendre sa voiture afin de rouler sur d’autres routes. Il rappelle que cette année il y a eu Leers 2 fois, ST Pol. Certaines randonnées connues sont citées comme Bavay, St Omer, etc …
- Projet course.
Vincent rappelle son souhait d’organiser une course cycliste sur Wavrin.
Laurent, après consultation des responsables de courses, annonce qu’il nous faut un budget
d’environ 1.600 euros s’il l’on confie l’organisation aux spécialistes. Ce prix comprend, les officiels, les signaleurs, les bouquets et les lots. A cela il nous faut ajouter le coût de la salle qui est d’environ 300 euros, la sonorisation et certainement d’autres choses. Attention l’inscription des coureurs revient au club organisateur ce qui peut faire une rentrée de 1.125 euros si on atteint le chiffre de 250 coureurs.
A l’énoncé des ces informations le bureau propose pour une première fois de faite appel à une société pour les signaleurs aux carrefours, charge à nous de trouver d’autres sponsors pour l’événement.
Trois parcours ont été envisagés et sont à l’étude.
La tendance serait d’organiser cet événement un samedi.
Vincent souhaiterait que ce soit un événement club et faire appel à tous les adhérents pour
l’organisation (buvette, podium, barrières, réception, ..) sachant que nos coureurs
participeront à l’événement course ce qui semble tout à fait logique. • Une rencontre en mairie va être prochainement organisée une fois que l’on aura l’exactitude
des informations afin de pouvoir répondre à leurs interrogations et surtout démontrer notre sérieux en terme d’organisation.
- Divers.
La date du samedi 13 décembre 2014 à 9H est retenue pour une réunion de bureau exclusivement réservée à l’organisation de notre randonnée d’Avril.
Frédéric et Guy souhaiteraient commencer la permanence à 18H pour répondre à certaines demandes et parfois libérer les responsables plus tôt. Jean-Luc et Jean-Paul font remarquer que certaines personnes ne peuvent venir à 18h pour souvent des raisons professionnelles et que de toute façon nous restons souvent plus tard car cela reste un moment d’échanges et de convivialité. Donc l’ensemble du bureau est d’accord pour avancer l’heure mais pour l’instant nous ne modifions pas l’heure de fin qui est 19H30.
Il est demandé à Jacques de relancer par messagerie les adhérents pour le repas du 8 novembre.
Suite à une remarque de Frédéric, qu’il a eue aussi des adhérents, Jean-Paul va essayer de modifier la présentation du calendrier du site.
A ce jour nous avons dépassé les 10 500 connexions pour le site cela fait entre 25 et 45 connexions par jour. Cela signifie quand même que certains adhérents ne consultent pas ou très peu le site.