**Réunion de bureau du 17 octobre 2015 **
**Absents et excusés : **Jacques T., Gilbert et Guillaume.
Étant donné l’important nombre de sujets à traiter et voulant profiter au maximum des personnes présentes, Vincent souhaite traiter en premier les sujets relatifs à la fin de saison.
**1. Téléthon du dimanche 29 novembre 2015. **
Laurent participera à la réunion de ce lundi 19 octobre 2015.
Le fléchage se fera par panneaux avec les nouvelles flèches refaites par Pierre et Guy. Guy présente en séance les nouvelles flèches avec le bout repeint en jaune et sur une plus grande surface. Toutefois Vincent souhaite une dizaine de flèches avec un bout en fluo. Ces flèches seront positionnées en fin de parcours et on demandera l’avis des participants sur leur visibilité.
Le fléchage se fera le vendredi 27 novembre 2015 avec 2 voitures et si possible 3 personnes par voiture.
Le défléchage se fera de la même manière le jour même ou le lendemain.
Vincent demande à Jean-Paul d’acheter des colsons plus grands au magasin du port de Lille.
Vincent annonce la préparation des affiches et des flyers. À propos des affiches, Jean-Paul explique la demande de VTT5962 de pouvoir insérer leur logo en contrepartie de l’annonce sur le site de nos événements. Le bureau donne son accord.
L’organisation de la journée sera :
En salle : Jean-Luc, Laurent et Jean-Paul.
Contrôle à Phalempin : Vincent et Lucien.
Accompagnement des cylos assuré par les autres membres du bureau.
La communication sera assurée par les affiches, par Internet via le site avec la une et une page dédiée, par Facebook. À propos de la communication Jean-Luc souhaite que le jour même il y ait plus de publicités faites au micro d’ambiance.
2. Repas de fin d’année du samedi 14 novembre 2015.
Vincent nous remet les encarts publicitaires de la soirée.
Un exemplaire sera envoyé par mail accompagné du bulletin d’inscription.
La date limite d’inscription est fixée au lundi 2 novembre avec un chèque à l’ordre du C.C.WAVRIN.
3. Sortie du Père Noël en décembre.
Vincent explique que cette année cette sortie se fera dans le cadre des festivités de Noël organisé par Festi Wavrin. Pour rappel ou information c’est notre ami Jacques Turpin qui en est le président. Vincent explique que c’est une belle façon de participer à l’animation du village et de répondre à la demande de Jacques.
Jacques passera le lundi 19 novembre pour nous expliquer le déroulement de ces journées de façon que l’on puisse s’y insérer. Jean-Paul signale de suite que le samedi 12 décembre nous sommes à l’Assemblée Générale de la ligue Nord FFCT.
4. Les assemblées de nos ligues.
Le samedi 7 novembre 2015 aura lieu l’assemblée départementale de la FFCT. Vincent, Laurent et Jean-Luc seront présents.
Le samedi 12 décembre 2015 aura lieu l’assemblée FFCT de la ligue Nord. Vincent, Jean-Luc et Jean-Paul seront présents.
Jean-Luc et Laurent ont assisté à l’assemblée de l’ UFOLEP le samedi 10 octobre 2015. Pas d’annonce sensationnelle si ce n’est qu’un gros rappel fait aux coureurs pour respecter les règlements surtout lors des départs et des échauffements avant course.
5. Réservation des salles.
Vincent doit répondre à la demande de la mairie sur l’occupation des salles.
Voici les dates de réservation :
Samedi 27 février 2016 pour les Retrouvailles.
Dimanche 3 avril 2016 pour notre Randonnée.
Dimanche 6 novembre 2016 pour l’Assemblée Générale.
Reste à déterminer une date pour notre course.
6. Assemblée Générale du dimanche 1er novembre 2015.
Jean-Paul se charge d’envoyer par mail l’invitation avec l’inscription au repas.
De 9 h à 9 h 45, séance d’essayage des coupe-vent. Grosse discussion sur l’annonce ou pas de cet essayage. Afin que tout le monde soit à l’heure pour le début de l’assemblée vers 9 h 45 il ne sera pas signalé dans l’invitation la séance d’essayage, seule sera faite une communication orale.
L’assemblée sera faite à l’aide d’un power-point et ne doit pas dépasser 2 heures.
Jean-Paul explique la procédure légale pour la modification d’un article ou le vote du bureau. Il faut 50 % des membres présents ou avec pouvoir. Une personne ne peut avoir plus de 6 pouvoirs. Frédéric va préparer une liste d’émargement et sur l’invitation il y aura un bon pour pouvoir. Nous essayons d’appliquer au maximum les règles d’une association de loi 1901 afin d’éviter toute remarque.
Avant d’annoncer les noms des personnes à renouveler, la demande de volontaires voulant faire partie du bureau sera faite. Ensuite aura lieu le vote.
7. Bilan financier.
Laurent distribue les différents états : situation au 30 septembre, Lille-Hardelot, Bilan de la randonnée, bilan de la course et réapprovisionnent des équipements.
Laurent explique en séance chaque état et commente le déficit de Lille-Hardelot ainsi que la participation du club pour les équipements.
Laurent souhaite que ces documents soient publiés lors de l’assemblée générale. Jean-Paul lui répond favorablement et essaiera de les commenter à sa place, ce dernier étant absent le jour de l’assemblée.
8. Bilan de la course.
Laurent annonce un bilan positif mais avec des pistes d’amélioration notamment sur les dossards et sur les signaleurs.
Vincent souhaite faire une quête lors de l’assemblée pour remercier le groupe des motards qui nous ont aidés bénévolement. À savoir qu’ils font partie de l’Association des Motards pour l’Enfance.
Discussion engagée sur la date de la course et surtout pour la déporter à un dimanche. La date du 21 août 2016 est avancée ou celle du samedi 27 août 2016.
Jacques propose, si la course a lieu un dimanche, que les cyclos roulent la veille et que l’on remette un chèque le lendemain au club organisateur.
Vincent souligne le très bon travail de Vélodom et souhaite l’utiliser pour la randonnée.
Un tour des sponsors est fait en séance : Inter-sport, Crédit Mutuel, Transports Sion, Autonomie et Avexa.
Vincent et Laurent doivent avant la fin d’année présenter un dossier course au Crédit Mutuel afin d’obtenir une plus grosse participation.
9. Randonnée.
La date de la randonnée est fixée au dimanche 3 avril 2016, c’est la période des vacances scolaires.
Vincent souhaite une plus grande responsabilité des chefs de ravitaillement.
** **10. Cub.
Jean-Paul soulève le problème des cyclos qui roulent sans licence. Il s’agit de Jean-Pierre BRUSQUIN et Claude DECOOCK.
Après discussion, Jean-Claude s’engage à essayer de les convaincre (hors réunion : Jean-Claude lors du brevet de Phalempin semble avoir réussi à les convaincre pour 2016)
Jean-Paul présente un devis de la société Asolution qui héberge notre site Internet, pour une évolution technique afin de permettre aux internautes de tablettes et Smartphones de mieux accéder au site.
Jean-Paul annonce qu’il y a 18 % des connexions faites par tablette et 15 % faites par Smartphone, ces chiffres ayant tendance à augmenter.
Certes cette mise à jour n’est pas vitale mais va dans le sens de l’évolution technique et surtout nous permet d’économiser 100 euros si nous profitons de l’offre.
Le bureau donne son accord pour répondre favorablement à la demande et s’engage sur une dépense de 200 euros, décomposée en 20 euros à la commande et 18 euros pendant 10 mois.
Jean-Paul annonce que la licence FFCT augmente dans toutes les catégories de 1 euro.
Le prix des licences FFCT est donc fixé comme suit :
Petit Braquet : 61 euros.
Grand Braquet : 111 euros.
Moins de 18 ans : 18 euros.
Couple FFCT : 104 euros
Sympathisant : 30 euros.
11. Équipements
Jean-Luc et Vincent annoncent qu’un réapprovisionnement est en cours pour un montant de 10 900 euros.
Laurent souhaite que le logo C.C.WAVRIN dans le dos soit plus petit.
Jean-Luc annonce que le logo AVEXA va être modifié et il propose d’en profiter pour inverser les emplacements entre le logo publicitaire et le logo du club.
Avec accord du bureau Jean-Luc prend contact avec Santini.
Vincent annonce que nous allons travailler avec un nouveau fournisseur MS2L afin d’avoir une offre diversifiée.
Nous allons tester MS2L sur la confection de coupe-vent avec manches amovibles et bandes réfléchissantes.
Vincent précise quand même que ce nouveau fournisseur n’est pas moins cher que Santini mais cela nous permettra peut-être de jouer sur la concurrence au fil du temps.
MS2L sera présent le jour de l’assemblée pour essayage du coupe-vent.
Jean-Luc fait remarquer que le gros problème reste le réapprovisionnement qui est toujours global hors avec MS2L il semblerait qu’il pourrait être individuel.
Jean-Luc signale le problème des casques, il en faut au minimum 18 pour une nouvelle commande et il étudie une autre solution avec un autre fournisseur LASER pour un prix de 70 euros.
12. Modification de l’article 2.
Jean-Paul lit en séance une remarque de la FFCT :Il existe également des clubs n’ayant pas le statut de clubs multi sports et qui sont affiliés à différentes fédérations sportives.Cette situation est beaucoup plus risquée pour le président du club en cas d’accident grave mettant en cause des membres du club appartenant à des fédérations sportives différentes. Il est vivement recommandé à ces clubs de modifier leurs statuts pour passer au statut de club multi sports et de constituer plusieurs sections affichant ainsi clairement l’existence de sections ayant des pratiques différentes.
Jean-Paul énonce l’article 2 : « Cette association a pour objet : Sports et loisirs à bicyclette » et il propose de mettre comme énoncé : « Association multi-sports : Cyclotourisme, Cyclo-Sport, compétition, Vélo Tout terrain, Cyclo-cross, BMX »
Le bureau donne son accord pour que cette modification soit présentée aux membres et proposée au vote.
13. Divers.
Vincent propose de se rendre chez notre ami Roger en Dordogne. Après discussions il est convenu qu’il faut faire ce voyage durant le mois de juin 2015. Nous partirions du lundi pour rentrer du samedi ce qui ferait 4 jours de vélo sur place.
Avant de l’annoncer à l’assemblée Vincent essaye de contacter Roger pour connaître leurs disponibilités
Vincent souhaite que pendant les fêtes il n’y ait pas de permanence. Frédéric et Guy proposent de fermer la permanence les lundis 21 et 28 décembre 2015.
************************************
**Réunion de bureau du 17 octobre 2015 **
**Absents et excusés : **Jacques T., Gilbert et Guillaume.
Étant donné l’important nombre de sujets à traiter et voulant profiter au maximum des personnes présentes, Vincent souhaite traiter en premier les sujets relatifs à la fin de saison.
**1. Téléthon du dimanche 29 novembre 2015. **
Laurent participera à la réunion de ce lundi 19 octobre 2015.
Le fléchage se fera par panneaux avec les nouvelles flèches refaites par Pierre et Guy. Guy présente en séance les nouvelles flèches avec le bout repeint en jaune et sur une plus grande surface. Toutefois Vincent souhaite une dizaine de flèches avec un bout en fluo. Ces flèches seront positionnées en fin de parcours et on demandera l’avis des participants sur leur visibilité.
Le fléchage se fera le vendredi 27 novembre 2015 avec 2 voitures et si possible 3 personnes par voiture.
Le défléchage se fera de la même manière le jour même ou le lendemain.
Vincent demande à Jean-Paul d’acheter des colsons plus grands au magasin du port de Lille.
Vincent annonce la préparation des affiches et des flyers. À propos des affiches, Jean-Paul explique la demande de VTT5962 de pouvoir insérer leur logo en contrepartie de l’annonce sur le site de nos événements. Le bureau donne son accord.
L’organisation de la journée sera :
En salle : Jean-Luc, Laurent et Jean-Paul.
Contrôle à Phalempin : Vincent et Lucien.
Accompagnement des cylos assuré par les autres membres du bureau.
La communication sera assurée par les affiches, par Internet via le site avec la une et une page dédiée, par Facebook. À propos de la communication Jean-Luc souhaite que le jour même il y ait plus de publicités faites au micro d’ambiance.
2. Repas de fin d’année du samedi 14 novembre 2015.
Vincent nous remet les encarts publicitaires de la soirée.
Un exemplaire sera envoyé par mail accompagné du bulletin d’inscription.
La date limite d’inscription est fixée au lundi 2 novembre avec un chèque à l’ordre du C.C.WAVRIN.
3. Sortie du Père Noël en décembre.
Vincent explique que cette année cette sortie se fera dans le cadre des festivités de Noël organisé par Festi Wavrin. Pour rappel ou information c’est notre ami Jacques Turpin qui en est le président. Vincent explique que c’est une belle façon de participer à l’animation du village et de répondre à la demande de Jacques.
Jacques passera le lundi 19 novembre pour nous expliquer le déroulement de ces journées de façon que l’on puisse s’y insérer. Jean-Paul signale de suite que le samedi 12 décembre nous sommes à l’Assemblée Générale de la ligue Nord FFCT.
4. Les assemblées de nos ligues.
Le samedi 7 novembre 2015 aura lieu l’assemblée départementale de la FFCT. Vincent, Laurent et Jean-Luc seront présents.
Le samedi 12 décembre 2015 aura lieu l’assemblée FFCT de la ligue Nord. Vincent, Jean-Luc et Jean-Paul seront présents.
Jean-Luc et Laurent ont assisté à l’assemblée de l’ UFOLEP le samedi 10 octobre 2015. Pas d’annonce sensationnelle si ce n’est qu’un gros rappel fait aux coureurs pour respecter les règlements surtout lors des départs et des échauffements avant course.
5. Réservation des salles.
Vincent doit répondre à la demande de la mairie sur l’occupation des salles.
Voici les dates de réservation :
Samedi 27 février 2016 pour les Retrouvailles.
Dimanche 3 avril 2016 pour notre Randonnée.
Dimanche 6 novembre 2016 pour l’Assemblée Générale.
Reste à déterminer une date pour notre course.
6. Assemblée Générale du dimanche 1er novembre 2015.
Jean-Paul se charge d’envoyer par mail l’invitation avec l’inscription au repas.
De 9 h à 9 h 45, séance d’essayage des coupe-vent. Grosse discussion sur l’annonce ou pas de cet essayage. Afin que tout le monde soit à l’heure pour le début de l’assemblée vers 9 h 45 il ne sera pas signalé dans l’invitation la séance d’essayage, seule sera faite une communication orale.
L’assemblée sera faite à l’aide d’un power-point et ne doit pas dépasser 2 heures.
Jean-Paul explique la procédure légale pour la modification d’un article ou le vote du bureau. Il faut 50 % des membres présents ou avec pouvoir. Une personne ne peut avoir plus de 6 pouvoirs. Frédéric va préparer une liste d’émargement et sur l’invitation il y aura un bon pour pouvoir. Nous essayons d’appliquer au maximum les règles d’une association de loi 1901 afin d’éviter toute remarque.
Avant d’annoncer les noms des personnes à renouveler, la demande de volontaires voulant faire partie du bureau sera faite. Ensuite aura lieu le vote.
7. Bilan financier.
Laurent distribue les différents états : situation au 30 septembre, Lille-Hardelot, Bilan de la randonnée, bilan de la course et réapprovisionnent des équipements.
Laurent explique en séance chaque état et commente le déficit de Lille-Hardelot ainsi que la participation du club pour les équipements.
Laurent souhaite que ces documents soient publiés lors de l’assemblée générale. Jean-Paul lui répond favorablement et essaiera de les commenter à sa place, ce dernier étant absent le jour de l’assemblée.
Bilan de la course.
Laurent annonce un bilan positif mais avec des pistes d’amélioration notamment sur les dossards et sur les signaleurs.
Vincent souhaite faire une quête lors de l’assemblée pour remercier le groupe des motards qui nous ont aidés bénévolement. À savoir qu’ils font partie de l’Association des Motards pour l’Enfance.
Discussion engagée sur la date de la course et surtout pour la déporter à un dimanche. La date du 21 août 2016 est avancée ou celle du samedi 27 août 2016.
Jacques propose, si la course a lieu un dimanche, que les cyclos roulent la veille et que l’on remette un chèque le lendemain au club organisateur.
Vincent souligne le très bon travail de Vélodom et souhaite l’utiliser pour la randonnée.
Un tour des sponsors est fait en séance : Inter-sport, Crédit Mutuel, Transports Sion, Autonomie et Avexa.
Vincent et Laurent doivent avant la fin d’année présenter un dossier course au Crédit Mutuel afin d’obtenir une plus grosse participation.
Randonnée.
La date de la randonnée est fixée au dimanche 3 avril 2016, c’est la période des vacances scolaires.
Vincent souhaite une plus grande responsabilité des chefs de ravitaillement.
Le club.
Jean-Paul soulève le problème des cyclos qui roulent sans licence. Il s’agit de Jean-Pierre BRUSQUIN et Claude DECOOCK.
Après discussion, Jean-Claude s’engage à essayer de les convaincre (hors réunion : Jean-Claude lors du brevet de Phalempin semble avoir réussi à les convaincre pour 2016)
Jean-Paul présente un devis de la société Asolution qui héberge notre site Internet, pour une évolution technique afin de permettre aux internautes de tablettes et Smartphones de mieux accéder au site.
Jean-Paul annonce qu’il y a 18 % des connexions faites par tablette et 15 % faites par Smartphone, ces chiffres ayant tendance à augmenter.
Certes cette mise à jour n’est pas vitale mais va dans le sens de l’évolution technique et surtout nous permet d’économiser 100 euros si nous profitons de l’offre.
Le bureau donne son accord pour répondre favorablement à la demande et s’engage sur une dépense de 200 euros, décomposée en 20 euros à la commande et 18 euros pendant 10 mois.
Jean-Paul annonce que la licence FFCT augmente dans toutes les catégories de 1 euro.
Le prix des licences FFCT est donc fixé comme suit :
Petit Braquet : 61 euros.
Grand Braquet : 111 euros.
Moins de 18 ans : 18 euros.
Couple FFCT : 104 euros
Sympathisant : 30 euros.
Équipements
Jean-Luc et Vincent annoncent qu’un réapprovisionnement est en cours pour un montant de 10 900 euros.
Laurent souhaite que le logo C.C.WAVRIN dans le dos soit plus petit.
Jean-Luc annonce que le logo AVEXA va être modifié et il propose d’en profiter pour inverser les emplacements entre le logo publicitaire et le logo du club.
Avec accord du bureau Jean-Luc prend contact avec Santini.
Vincent annonce que nous allons travailler avec un nouveau fournisseur MS2L afin d’avoir une offre diversifiée.
Nous allons tester MS2L sur la confection de coupe-vent avec manches amovibles et bandes réfléchissantes.
Vincent précise quand même que ce nouveau fournisseur n’est pas moins cher que Santini mais cela nous permettra peut-être de jouer sur la concurrence au fil du temps.
MS2L sera présent le jour de l’assemblée pour essayage du coupe-vent.
Jean-Luc fait remarquer que le gros problème reste le réapprovisionnement qui est toujours global hors avec MS2L il semblerait qu’il pourrait être individuel.
Jean-Luc signale le problème des casques, il en faut au minimum 18 pour une nouvelle commande et il étudie une autre solution avec un autre fournisseur LASER pour un prix de 70 euros.
Modification de l’article 2.
Jean-Paul lit en séance une remarque de la FFCT :Il existe également des clubs n’ayant pas le statut de clubs multi sports et qui sont affiliés à différentes fédérations sportives.Cette situation est beaucoup plus risquée pour le président du club en cas d’accident grave mettant en cause des membres du club appartenant à des fédérations sportives différentes. Il est vivement recommandé à ces clubs de modifier leurs statuts pour passer au statut de club multi sports et de constituer plusieurs sections affichant ainsi clairement l’existence de sections ayant des pratiques différentes.
Jean-Paul énonce l’article 2 : « Cette association a pour objet : Sports et loisirs à bicyclette » et il propose de mettre comme énoncé : « Association multi-sports : Cyclotourisme, Cyclo-Sport, compétition, Vélo Tout terrain, Cyclo-cross, BMX »
Le bureau donne son accord pour que cette modification soit présentée aux membres et proposée au vote.
Divers.
Vincent propose de se rendre chez notre ami Roger en Dordogne. Après discussions il est convenu qu’il faut faire ce voyage durant le mois de juin 2015. Nous partirions du lundi pour rentrer du samedi ce qui ferait 4 jours de vélo sur place.
Avant de l’annoncer à l’assemblée Vincent essaye de contacter Roger pour connaître leurs disponibilités
Vincent souhaite que pendant les fêtes il n’y ait pas de permanence. Frédéric et Guy proposent de fermer la permanence les lundis 21 et 28 décembre 2015.
************************************