**Réunion de bureau du 13 février 2016 **

**Excusé : **Jacques Coustenoble.

En introduction Vincent remercie l’ensemble des membres du bureau pour leur implication, pour le travail fourni et surtout pour le travail à fournir.

**1. Point sur les effectifs. **

UFOLEP : à ce jour il y a 26 licenciés plus une licence en attente, celle de Laurent DURIEZ (bis). Laurent a fait la demande de cartons pour les 26 licenciés reste à régler le litige avec Laurent DURIEZ (bis) à propos de son paiement. Vincent se charge de régler le problème avec l’intéressé.

FFCT : Jean-Paul annonce la saisie de 59 licences dont celles en double (FFCT et UFOLEP) de Vincent et Laurent. A ces inscriptions il faut ajouter l’enregistrement de 2 licenciés sympathisants qui sont Adélino et Maurice.

Vincent souhaite que le prix des différentes licences soit affiché dans le local, Frédéric se charge de la réalisation.

Nous enregistrons pour l’instant 10 nouveaux et 12 licences non renouvelées.

A propos des retardataires il est demandé à Jean-Paul de faire une relance avec date butoire le jour de l’assemblée des Retrouvailles. Nous conserverons dans nos tables les licenciés ayant une excuse médicale les empêchant de renouveler leur licence. Tout licencié n’ayant pas d’excuse médicale sera retiré de nos tables. Pour information Jean-Paul précise que dans nos tables nous avons conservé les anciens qui ont dû quitter le club pour changement de région (Jean-Paul Lernoult et Jean-Pierre Billaut). Jean-Paul propose d’ajouter Lucien dans les tables pour les services rendus au club ce qui lui permettra de connaître la vie du club.

2. Format du calendrier 2016.

Vincent annonce la fin du format papier et explique que le principal moyen de communication de la part du bureau est le site Internet. Il considère que sur le site nous essayons de mettre un maximum d’informations et que c’est aux licenciés à venir chercher l’information.

Vincent précise que les calendriers Cyclo et VTT sont déjà enregistrés sur le site, seules les heures ne sont pas renseignées. Il est convenu que les heures seront enregistrées au plus tard le vendredi afin de bénéficier des dernières précisions des différents groupes. Le gros avantage d’une telle procédure est la possibilité d’ajouter ou de retirer les randonnées annulées en dernière minute.

De son côté Guillaume annonce qu’il a déposé sur le site le calendrier complet de toutes les courses..

Pour les nostalgiques du papier Vincent montre à l’ensemble du bureau l’édition papier fait à partir du site.

Lors de l’enregistrement du calendrier fait par Vincent ce dernier a remarqué beaucoup de trous et malheureusement des doublons. A propos des doublons et surtout lorsqu’il s’agit de gros clubs, Jean-Paul propose le lundi suivant d’envoyer un mail au club pour expliquer soit notre absence ou le peu de participants Wavrinois.

Après plusieurs échanges il est décidé que si un groupe participe à 2 brevets le même jour, le club se propose de rembourser la seconde participation. Il en sera de même pour les coureurs qui s’inscrivent le matin et ensuite l’après-midi participant à une course.

3. Les principales dates 2016.

Stages du Soleil : 10 participants durant la seconde semaine d’Avril..

Lille Hardelot le 22 mai 2016. Vincent annonce que la réservation du bus est faite pour un coût de 1000 euros. Frédéric annonce que pour l’instant il y a 16 inscrits et tous ne prennent pas le bus. Après discussion il est décide d’accepter les extérieurs en leur demandant une participation de 20 euros au lieu des 15 euros demandés aux licenciés et 25 euros pour un couple. Il est décidé d’attendre l’assemblée de février pour donner notre accord aux extérieurs. Un message sera transmis pour que chaque participant accroche son vélo dans la remorque avec ses protections et que le club se décharge de tout incident lors du transport des vélos.

Pour le repas de Lille Hardelot Vincent précise que Pierre Gilles et Pierre ont fait des propositions de restaurant. Il est décidé de retenir la proposition du cariste qui est le restaurant Gambrinus à Outreau. Le menu est à 25 euros avec au choix entre 2 entrées, 2 plats chauds et 2 desserts. Vincent propose de négocier un verre de vin blanc avec l’entrée à la place de l’apéritif proposé. A cela il faut ajouter vin, soda, jus de fruit et café. L’avantage de ce restaurant et que nous pouvons arriver pour 15H.

Pour le voyage en Dordogne la réservation du camping est faite et il y aura 10 participants. En principe il y aurait 2 voitures avec une remorque pour les vélos

4. Réflexion sur les groupes.

Vincent précise que ce thème revient très souvent et est très délicat à traiter.

Vincent souhaiterait l’identification de plusieurs groupes. L’intérêt de cette organisation est avant tout de connaître l’activité cycliste de chaque groupe et surtout de prévoir les destinations via le calendrier. Jean-Paul propose de prendre la responsabilité d’un groupe mais il précise qu’à condition que les gens respectent les règles.

Gilbert en quelques mots résume la définition de groupe : partir ensemble, rouler ensemble en adaptant la vitesse du groupe au plus faible, arriver ensemble.

La question du rassemblement est posée. Après discussion il est décidé que lorsque le brevet est à environ 10 km le départ de Wavrin se fera groupé. Si le brevet se trouve éloigné de plus de 10 km il y aura formation de groupes dès le départ afin de permettre aux rouleurs de faire les grandes distances.

5. Nouveau fonctionnement pour les équipements.

Laurent annonce qu’il vient de faire un chèque de 6 400 euros pour un réapprovisionnement.

Jean-Luc et Vincent expliquent que le retard de la livraison est dû principalement au changement de fournisseur.

Mise en place d’un système de facture lors de la livraison afin que chacun puisse justifier de son achat.

Dans le souci d’avoir un stock minimum mais aussi d’essayer de répondre à la demande un second réapprovisionnement sera fait fin juin

Jean-Luc annonce que les grandes tailles ne se feront que sur commande.

Guy et Frédéric signalent le problème de place pour les équipements et proposent de solder encore plus les anciens équipements Vincent et une partie du bureau s’y opposent estimant que cela représente un coût. Laurent après inventaire, fait remarquer qu’il ne reste pratiquement que des grandes tailles et donc un rabais supplémentaire ne profiterait pas à tout le monde. Pour solder la question il est donc décidé de regrouper tous les anciens équipements et de les stocker dans la petite pièce. Une relance de vente sur ces équipements sera faite à l’assemblée.

6. Préparation de notre randonnée du 3 avril 2016.

Vincent propose de faire appel à Vélodom pour assurer la promotion et la couverture de notre randonnée, tout cela pour un coup de 52 euros.

Vincent souhaite une forte promotion via Internet et donnera à Jean-Paul quelques adresses belges. Jean-Paul atténue quelque peu la ferveur de Vincent en précisant que les retombées de la publicité sur les différents sites restent très faibles et qu’il suffit de rester sur les sites locaux comme VTT5962, Cyclo59 car même Facebook n’a pas un gros retour.

Jean-Paul demande à Vincent pour avoir rapidement l’affiche afin de mettre à jour notre site Internet et commencer la diffusion et l’inscription sur les sites locaux.

Vincent annonce qu’il va donner au Flash Infos une affiche plus orientée vers la marche estimant que les cyclos Wavrinois sont déjà au courant de notre randonnée.

Vincent explique en quelques mots le projet de la marche avec une visite du parc Mosaïc et un retour en bateau. Cela ferait un parcours de 8 km et un parcours de 12 km. Gilbert fait remarquer que de toute façon sur le 6 km il y a très peu de monde et est prêt à laisser sa place à un autre volontaire pour accompagner ce groupe. Vincent tient à préciser qu’à l’heure actuelle rien n’est finalisé et qu’il attend un entretien avec la mairie. Il estime que pour cette année cela risque d’être compliqué à réaliser.

Vincent souhaite que la pointe des flèches « route » soit remise en fluo et ce pour le 15 mars au plus tard. Guy se rapproche de Pierre pour la réalisation.

Jean-Paul annonce que les déclarations sont parties et que le retour de la mairie d’Ypres annonce que le fléchage ne peut se faire avant le mercredi et que le défléchage doit être terminé le mardi suivant.

Après un long échange sur la façon de flécher la route c’est Frédéric qui donne la solution. Il est décidé que le mardi nous flècherons les parcours en France, et que le mercredi nous ferons le fléchage en Belgique. Le jeudi nous demanderons aux cyclos de contrôler en vélo le fléchage, si la météo le permet sinon ce contrôle se fera en voiture. Le défléchage se fera en partie le dimanche et se terminera le lundi tout cela pour respecter la réponse de la mairie d’Ypres.

Pour le VTT, les flèches seront en plastique et en rose et tout le parcours utilisera ces flèches. Vincent précise que les bombes jaunes ne seront utilisées que le dimanche lors du contrôle des parcours et seulement d’un façon exceptionnelle.

Un rappel est fait pour que le jeudi on apprenne les parcours route. A ce sujet on annoncera certainement une sortie club en mars pour apprendre les parcours et de même en VTT.

Vincent précise qu’il ne veut aucune voiture sur le parking et demandera aux préposés accueil d’arriver vers 6h le dimanche matin.

Pour les ravitaillements route il faut à chaque fois au minimum 4 personnes car le premier ravitaillement aura le 25-40 et 56 km et le second ravitaillement aura le 70-84 et 96 km.

A la fin de la randonnée Vincent annonce que cette année il y aura un cocktail dînatoire. Pour laisser le temps aux derniers cyclos de rentrer et surtout aux déflécheurs, le cocktail ne démarrera pas avant 13h30.

7. Organisation des 40 ans du club.

Vincent précise que l’année prochaine le club aura 40 ans et qu’il serait judicieux de fêter l’événement.

Il est proposé au bureau que lors de notre randonnée le club offrirait un bidon aux 1000 premiers inscrits

D’autre part il est proposé toujours au bureau que nous organisions une soirée à thème entre les cyclos. Après réflexion entre Vincent, Jean-Luc, Laurent et Jean-Paul ces derniers proposent l’organisation d’une soirée bowling avec repas.

Jean-Paul explique que par relation, il a obtenu un premier devis du bowling de Villeneuve d’Ascq qui semble correspondre à ce que l’on veut faire c’est à dire, un apéritif, une entrée, un plat chaud, un dessert, boissons et café et une partie de bowling. La date serait certainement un samedi soir du mois de mars 2017. Le bureau donne son accord pour l’annoncer à l’assemblée.

8. Information.

Vincent annonce qu’il est en contact avec une société pour obtenir des banderoles à nos couleurs. Ces banderoles auraient une longueur de 2 m et une hauteur de 70 cm. Elles seraient en toile rigide avec des œillets tous les 50 cm. Le bureau donne son accord pour la confection de ces banderoles au nombre de 4.

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