Réunion de bureau du 13 Décembre 2014
Excusés : Jacques T. et Guillaume.
La réunion débute par une remarque de Jacques C. sur la date de notre prochaine assemblée Générale qui se situera le 1er Novembre 2015 soit le jour de la Toussaint. Après maintes discussions et un vote à main levée la date du 1er Novembre 2015 est conservée. De même, profitant de l’occasion Jean-Paul souhaiterait que la réunion des Retrouvailles se fasse le samedi 21 Février 2015 car il est absent le 28 Février 2015. L’ensemble du bureau ne s’y opposant pas Vincent fait le nécessaire auprès de la mairie pour obtenir la salle.
- Préparation de notre randonnée 2015.
Vincent souhaite fixer d’ores et déjà la date de préparation de la randonnée. Après consultation de tous la date du samedi 7 février est retenue.
La date de notre randonnée étant le dimanche 5 avril 2015 jour de la fête de Pâques. Vincent annonce qu’il s’attend certainement à une baisse de fréquentation.
La communication
Vincent propose l ‘élaboration de 2 affiches, une pour la marche et une pour la route et le VTT. Cette différence permettrait de déposer plus facilement des affiches chez les commerçants de Wavrin et ses environs.
Chacun s’exprimant sur le sujet, l’on convient de faire une affiche globale regroupant la route, le VTT et la marche. Une autre affiche spécifique à la marche sera réalisée.
Toujours à propos de la marche Vincent souhaite que chacun d’entre nous fasse une communication auprès de ses amis pour tenter de rallier un plus grand nombre de participants et souhaite donner un thème à la marche.
Jean-Claude fait remarquer à juste titre que les rendez-vous «Marche» restent très confidentiels. Jean-Paul rappelle que lors du dernier Téléthon le chiffre de la Marche était à peu près identique à celui du vélo.
Vincent annonce qu’il va créer des Flyers et faire une annonce pour le Flash info tout cela avant fin Janvier.
Vincent demande à Jean-Paul la possibilité de mettre un décompte journalier sur le site. L’étude sera faite.
Vincent demande qu’une communication soit faite une semaine avant la date à tous les clubs. Jean-Paul prend en charge cette communication.
Suite à l’expérience du Téléthon, Jean-Paul annonce qu’il va créer une page Facebook, en plus de la communication par le site, pour l’événement afin de toucher un maximum de personnes surtout les jeunes.
Guy relance l’idée des flammes sachant que le coût avoisine les 200 euros. Les parcours et le fléchage
Vincent annonce que cette année il souhaiterait que les parcours prennent la direction de la Belgique. Il propose de se rendre le plus directement à Ploegsteert (53 km A/R) et ensuite de faire une boucle allant jusqu’au mémorial Canadien. Les parcours sont visionnés en séance. L’avantage de cette boucle est que l’on peut très facilement échelonner plusieurs parcours.
D’autre part afin de minimiser les contrôles, Vincent propose un parcours route de 50 km du côté des circuit VTT afin de mutualiser le ravitaillement du 30 km VTT.
Le fait de proposer des parcours en Belgique impose :
- Une visite de chaque gendarmerie ou Mairie Belge pour présenter notre randonnée et
obtenir l’autorisation. 2. Le fléchage en Belgique doit impérativement se faire par panneaux.
Une maquette des panneaux a été réalisée par Pierre BOCQUET. Deux types de panneaux : carré ou avec flèche. La majorité opte pour panneau avec flèche. Ensuite discussion sur la couleur de ces panneaux. Finalement nous allons demander à Pierre 2 maquettes :
La planche en bleu, le sigle CCW en jaune et la pointe en jaune.
La planche en jaune, le sigle CCW en bleu et la pointe en bleu.
Suite à toutes ces informations Gilbert fait la remarque que nous transformons
complètement l’organisation et que cette nouvelle organisation engendre beaucoup plus de travail que ce soit pour la préparation des flèches, pour la demande d’autorisation et surtout pour le fléchage qui risque de venir en collision avec le fléchage du VTT.
Fort de cette remarque Vincent annonce que s’il s’avère que le défi est trop important nous reprendrons les tracés de l’année dernière d’où l’intérêt de la réunion de bureau du 7 février 2015. D’autre part Jean-Paul espère avoir l’autorisation des communes pour flécher dès le jeudi précédant notre randonnée.
Toutefois après de longs échanges sur le parcours des 50 km et aussi pour faire suite à la remarque de Gilbert, il est décidé que les petites distances 20 et 50 km emprunteront le fléchage vers la Belgique afin de mutualiser le fléchage au détriment du ravitaillement qui semble poser moins de soucis.
Autre avantage et comme signalé auparavant il est donc plus facile de proposer plusieurs parcours. Pour l’instant la proposition est la suivante :
un 15/20 km
un35km
un55km
un75km
un97km
Vincent demande à tous de très rapidement tester les parcours. Il propose donc le 1er
dimanche de janvier 2015, n’ayant pas de brevet VTT de découvrir pour certains le 55 et
pour d’autres le 75 km.
Pour les circuits VTT pas de grosses modifications quelques petits changements vus avec
Laurent.
Jean-Paul propose courant Janvier de rencontrer le responsable des eaux et forêts de
Phalempin afin de lui présenter nos parcours. Jean-Luc et Laurent se proposent de l’accompagner.
Organisation générale
Tous ces changements engendrent de grosses modifications sur l’organisation ainsi que la création de nouveaux postes. Jean-Paul planche sur le sujet pour une présentation lors de la réunion du 7 février.
Jean-Paul annonce sa satisfaction de la saisie informatique qu’il compte étendre au VTT et à la marche. Les postes de saisie seront à définir.
Jean-Paul propose de modifier les cartons d’inscription qui seront numérotés en demandant le strict nécessaire pour la saisie informatique :
Nom
Prénom
Age
Sexe
Individuel ou ligue FFCT, UFOLEP ou autre
Club
Distance 8. Ville
D’autre part une table spécifique pour les inscriptions club ou les problèmes sera créée.
Jean-Paul précise que le classement manuel fait par Jean-Pierre D. et André M . perdurera et qu’à ce sujet une mise à jour des boîtes en fonction de nos derniers classements sera faite. On aura ainsi un double comptage et surtout on évitera une éventuelle panne informatique. Le grand intérêt de la saisie informatique est de pouvoir répondre beaucoup plus facilement au document de la FFCT qui doit être rempli à la fin de la randonnée.
Enfin pour terminer sur le sujet de la randonnée Vincent souhaite ne pas organiser de repas de fin de randonnée mais de le remplacer par un apéritif. L’ensemble du bureau donne son accord.
Vincent précise que la salle sera débarrassée totalement le dimanche.
- Équipements.
Vincent annonce que 77 % des nouveaux équipements ont été vendus c’est-à-dire maillots manches courtes, manches longues et cuissards.
Vincent annonce la modification du logo et Jean-Luc fait passer en séance la nouvelle maquette. Cette modification est approuvée par l’ensemble du bureau.
Une réflexion sur l’achat de cuissards longs est en cours d’élaboration alors que Vincent nous annonce que Santini propose une augmentation de 7 euros rien que pour le réapprovisionnement des maillots manches courtes.
Les responsables , Jean-Luc, Laurent et Vincent n’ont pas accepté cette augmentation et sont toujours en négociation.
A ce jour et pour faire relativement simple ils en sont à : ▪ 66€ pour les manches courtes au lieu de 62,40€ ▪ 75,60€ pour les cuissards courts au lieu de 72€ ▪ 22,68 pour les gants au lieu de 21€
▪ 84€ pour les cuissards longs
Ce qui pour l’instant au niveau club pour les adhérents coûterait :
▪ 35€ pour les manches courtes ▪ 50€ pour les cuissards courts ▪ 40€ pour les manches longues ▪ 15€ pour les gants
▪ 84€ pour les cuissards longs au lieu de 122€ prix public.
En plus de ces habits le club envisage de proposer des casques. Après discussion et surtout
essayage des casques que Jean-Luc avait obtenus de ses fournisseurs. Il est décidé de prendre le casque Matrix de chez SELEV en jaune fluo. Le seul inconvénient pour l’instant est que le fournisseur n est pas capable de nous fournir ce casque pour que l’on puisse contrôler la couleur.
Le prix des casques serait proposé à 50€ au lieu de 125€ prix public.
Un sondage sur les cuissards longs et les casques va être rapidement lancé pour finaliser nos
commandes.
Fort de cette expérience Vincent souhaite pour la prochaine modification de nos habits
mettre en ligne 2 fournisseurs.
- Divers.
Vincent souhaite créer une plaquette recto verso
Sur le recto on y trouverait les informations d’ordre général et sur le verso les informations
plus détaillées du club.
Jean-Paul propose de travailler sur le sujet.
Guy et Frédéric souhaitent que l’on fasse un rappel sur la signature des licences. Jean-Paul
leur procurera l’état d’avancement de la saisie dès que le site FFCT sera ouvert.
Jean-Paul précise à Laurent que dès début Janvier la FFCT va débiter l’inscription des
licences ce qui signifie une somme relativement importante.
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