Réunion de bureau du 10 décembre 2016
**Excusés : **Jacques COUSTENOBLE, Jérémy DUCHEMIN et Gilbert LAMBERT.
Quelques mots de Vincent pour accueillir nos 3 petits nouveaux : Pierre, Geoffrey et Jérémy, ainsi que Laurent LICOUR nouvel administrateur du site internet. Il explique sa satisfaction de l’apport de sang neuf au sein du bureau et souhaite une certaine pérennité de l’esprit club. D’autre part il ajoute qu’il n’est pas nécessaire de faire partie du bureau pour assister aux réunions, Laurent en étant l’exemple même. Vincent exprime sa satisfaction en précisant que le club possédait de nombreux membres actifs. Guy nous annonçant un impératif familial, le déroulement de la réunion traitera tous les sujets annoncés mais dans un ordre différent afin que Guy puisse participer aux sujets les plus importants.
- Les équipements.
Vincent et Jean-Luc évoquent le cas de Michael NOIRET dont la demande tardive est arrivée après le lancement de la commande. Sur ce cas précis il y eu plusieurs réponses faites à Michael qui parfois étaient contradictoires. Après discussion Vincent demande à Jean-Luc d’annoncer à Michael que sa commande sera prise en compte mais qu’à l’avenir il serait souhaitable de répondre dans les délais.
Suite à ce petit contre-temps se pose la question de la communication au sein du bureau. Certains proposent de créer des boîtes aux lettres par domaine. Jean-Paul précise que certes on peut le faire mais il doute d’une telle organisation en précisant que notre population n’est pas pour l’instant une population accro aux méthodes informatiques. D’autre part, il précise que derrière chaque boite aux lettres il faudra un responsable et que lui personnellement ne prendrait pas en charge une telle responsabilité estimant que sa charge de travail est déjà importante. Afin d’avancer sur le sujet Vincent propose de rester en l’état actuel c’est à dire lorsqu’on reçoit un message ne nous concernant pas directement de le router vers les bons destinataires. D’autre part Vincent précise qu’il souhaite communiquer par mail au maximum afin à la fois de garder une trace et surtout de pouvoir traiter le sujet en décalé car parfois la vie professionnelle passe avant celle du club.
Comme on ne change pas une équipe qui gagne c’est donc toujours Jean-Luc le responsable des équipements accompagné de Frédéric et Guy. Ils ont en charge la gestion des stocks, la prise des commandes et la livraison de ces mêmes commandes.
Pour les nouveaux approvisionnements et l’établissement des prix, la décision reste sous la responsabilité de l’ensemble du bureau.
A la demande de Jean-Paul pour pouvoir mettre les prix sur le site internet dans l’espace licenciés, Frédéric se propose pour faire une maquette. On en profiterait pour mettre l’adresse mail des 3 responsables : Jean-Luc, Frédéric et Guy.
Laurent D. et Jean-Luc précisent que dorénavant il n’y a plus de packs, les ventes se font à l’unité.
Vincent annonce que nous allons proposer des gants sans scratch ainsi que des combinaisons de triathlon. A ce sujet il souhaiterait que l’on fasse un sondage pour connaître approximativement les quantités.
Geoffrey se propose pour faire la maquette des gants.
Etant donné les délais de livraison Vincent annonce que la remise des nouveaux équipements se fera le samedi 4 mars 2017, jour de l’assemblée des retrouvailles.
Ayant eu des sollicitations pour des Manchettes, Jean-Luc et Vincent annoncent que ce sera fait en dépôt vente uniquement.
Vincent en profite pour préciser que l’assemblée des retrouvailles se fera à la salle de l’Olivier et qu’on en profiterait pour faire une photo de groupe et peut-être refaire le trombinoscope.
- Les licences.
C’est Jean-Paul qui a en charge la saisie des licences FFCT.
C’est Vincent qui a en charge la saisie des licences UFOLEP et Laurent D. pour les cartons courses. Il faut faire préciser sur les demandes de licence UFOLEP : course, VTT, route et cyclo-cross. Pour l’année prochaine Vincent souhaite avancer à juin la prise des licences UFOLEP.
Les 2 responsables doivent échanger leurs méthodes afin que l’un soit le back-up de l’autre et vice versa pour pallier à une absence.
C’est toujours nos 2 trésoriers adjoints : Frédéric et Guy qui feront la collecte et l’encaissement des demandes de licences.
Le document de demande de licence FFCT est revu en séance et légèrement simplifié par rapport à celui délivré avant séance. Jean-Paul enverra cette semaine le document aux licenciés en précisant qu’à la fois le site FFCT est fermé jusqu’au 15 décembre et que la licence 2016 est valable jusqu’à fin janvier.
- Le site Internet.
Vincent demande un volontaire pour la gestion du calendrier. Etant donné le peu de volontaire il continuera à le renseigner. Toutefois il demande l’aide de Frédéric pour les calendriers du Pas de Calais et de l’Artois. De plus il demande à Geoffrey de prendre la gestion du calendrier des coureurs en s’appuyant aussi sur Jérémy.
Vincent explique qu’il souhaiterait pouvoir déposer sur le site tous nos types de maquettes afin qu’il soit plus rapide et efficace de les réutiliser ultérieurement.
Jean-Paul précise qu’à l’heure actuelle cela est possible mais restera assez confus. Il en profite pour expliquer au bureau son agacement vis à vis de la société Asolution qui gère notre site. Il fait remarquer qu’en 3 ans il n’y pas d’évolution des outils informatiques et surtout que chaque demande d’évolution ou légère modification du site est payante.
Jean-Paul laisse la parole à Laurent LICOUR qui explique qu’à l’heure actuelle avec les produits open sur le marché et tout en utilisant un hébergeur il y avait moyen de faire mieux et moins cher. Il se propose de réaliser une maquette et de la faire valider par le bureau.
Jean-Paul précise que nous avons un mois pour dénoncer notre contrat avec Asolution et donc que cela laisse beaucoup plus de liberté à Laurent pour réaliser le transfert.
Laurent L. ajoute qu’avec maintenant plusieurs informaticiens au sein du club, le risque est très faible de bloquer le site, sachant que l’on trouvera toujours une compétence.
Jean-Paul précise que nous devons au minimum fournir l’équivalent du site actuel avec des fonctionnalités supplémentaires et que sa gestion ne doit pas être réservée qu’à des techniciens experts.
En accord avec Laurent L., Jean-Paul propose de tourner en double et avant de basculer sur le nouveau site d’avoir l’aval de l’ensemble du bureau.
Les personnes présentes félicitent Laurent L. pour ces nouvelles rubriques et surtout ses vidéos qui redonnent une nouvelle dynamique au site.
Il est acté que pour l’instant Laurent L., Vincent et Jean-Paul sont les personnes qui alimentent la rubrique hebdomadaire. Il est donc demandé d’envoyer à ces 3 personnes vos photos, vidéos et compte rendu car la rédaction hebdomadaire sera faite par celui qui est disponible.
- Les dernières dates 2016.
Jacques T. sollicite les gens du club pour l’aider lors du défilé du vendredi 16 décembre à 17h30. Le défilé ira de la mairie à la salle des fêtes et il suffira aux cyclos d’assurer la sécurité aux carrefours en portant le gilet jaune du club. Jacques fera une communication à l’ensemble des licenciés. Après le tour de table il y aura au moins 4 personnes présentes.
La sortie du Père Noël aura lieu le dimanche 18 décembre. Le rendez-vous est fixé à 9h à la salle et le Père Noël sera Jean-Luc. Il y a une forte demande pour le passage du cortège. Nous irons à Gondecourt chez Lucien, puis nous repasserons par Allennes les Marais pour revenir sur Wavrin où plusieurs maisons seront visitées.
Il n’y aura pas de permanence les lundis 26/12/2016 et 02/01/2017. Par contre nous mettons au calendrier une sortie club pour les dimanches 25/12/2016 et 01/01/2017.
- Sorties et séjours.
Etant donné sa capacité à organiser des sorties et des séjours Pierre est nommé responsable des sorties et séjours.
Il est donc demandé à l’ensemble du bureau de systématiquement mettre Pierre dans la boucle pour toute organisation de sortie ou séjour.
Vincent s’adresse donc à Pierre pour lui soumettre le problème du restaurant pour Lille Hardelot. Pierre annonce qu’il a bien une adresse mais un peu éloignée de Hardelot. Il prend en charge le problème mais accepte toute proposition de restaurant aux alentours d’Hardelot. Il précise qu’il fera une pré-réservation pour 50 personnes pour un prix de repas allant de 20 à 25 euros.
D’autre part Pierre annonce qu’il a pris des contacts pour la réservation en Alsace et a sollicité l’aide de Xavier. Il propose que le club fasse un chèque pour la réservation.
Pour le séjour de juin en Auvergne il a appelé mais le site est momentanément fermé.
- Randonnée 2017.
Vincent annonce qu’il a fait une énorme boulette en oubliant de réserver la salle pour la date du 2 avril 2017, jour de notre randonnée. La salle est prise la veille pour le repas de Tahiti et donc nous ne pouvons disposer de la salle que vers 2h du matin.
Evidement cela nécessite une organisation différente et surtout plus concentrée. On demandera certainement à certaines équipes de venir plus tôt le dimanche matin. Autre changement ce ne sera plus Jacky le responsable car ce dernier part en retraite mais simplement une personne détachée.
Vincent prend la responsabilité de l’organisation de la randonnée et propose comme pour la course de faire une check-list des différentes tâches à réaliser.
- Les 40 ans.
Jean-Paul prend en compte les remarques faites sur le formulaire et annonce qu’il a oublié de demander le prix pour le repas des enfants.
C’est Laurent D. qui se charge de faire le document avec le choix des repas par personne pour qu’il n’y ait pas d’impair le soir même.
Vincent annonce qu’il souhaite inviter certains anciens du club et Jean-Paul demande pour que Vincent leur fasse une invitation personnelle :
Roger DELEPORTE et son épouse
Jean-Paul LERNOUT et son épouse.
James DUFFRENOY et son épouse.
Jean-Pierre BILLAUT et son épouse.
Lucien SERRURIER et son épouse.
Pour le jour de la randonnée Jean-Paul demande à Vincent si l’on ne mettrait pas un petit orchestre. Vincent précise qu’il a déjà pris des contacts avec Jacques LEGRAND.
Vincent souhaiterait mettre en place un stand crêpes sans ticket et en libre service.
Vincent annonce qu’il y aura l’exposition de tous les maillots du club et à ce sujet Geoffrey s’occupe de récupérer des bustes. Parallèlement Jean-Paul préparera un petit historique du club avec les principales dates et quelques anciennes photos.
Laurent L. prépare tous les parcours en vidéo et on essaiera avec des télés de les faire tourner en boucle le jour même. Pour rappel en route il y aura un 28, 44, 56, 70, 86 et 97 km. En VTT il y aura un 20, 30, 40, 50 et 60 km.
Vincent annonce qu’il va certainement solliciter Maxime DEDRYVER pour la réalisation de l’affiche car l’année dernière il avait émis le souhait de la faire.
Frédéric et Jean-Paul iront présenter les parcours VTT à M. CLAES (ONF) courant janvier avant la déclaration en préfecture.
Toujours dans le cadre des 40 ans, pour l’Assemblée Générale de Novembre Vincent propose de lancer une invitation à :
Toutes les épouses des licenciés.
Tous les anciens.
Aux responsables de la Mairie.
A Jacky l’ancien responsable des salles.
Aux responsables du comité des fêtes, du Téléthon.
A Inter-Sport et à Jean LEBAS.
A André TIGNON et à Yves-Marie VERBEKE (Cyclo 5962).
A M. VERMEESCH du Crédit Mutuel.
Aux caves d’ANNOEULLIN, et au Fleuriste.
- Festi Vélo.
Jacques T. nous explique que Festi Wavrin souhaiterait solliciter le Cyclo Club pour l’organisation d’un Festi Vélo avec vente de vélos d’occasions, d’équipements et la participation de plusieurs exposants.
Vincent ne réfute pas l’idée mais qu’étant donné le programme de 2017, ce projet ne pourrait éventuellement voir le jour qu’en 2018. Auparavant, il souhaiterait avoir un petit cahier des charges pour bien délimiter le rôle que devrait avoir le club.
Il est important de bien choisir la date de façon à ne pas perturber l’organisation de la randonnée et de la course et d’autre part il ne faut gêner les manifestations similaires des clubs voisin (ex : salon du vélo à DOUVRIN.)
Vincent précise pour le Festi vélo, je ne vois pas avant 2018 même plutôt 2019 car comme je l’ai expliqué, l’année prochaine va être très chargée et un éventuel événement nécessite au moins 6 mois de travail. Nous avions évoqué le salon de LA BASSEE qui se tenait en janvier. Comme l’a précisé Laurent L, nous devons déjà voir avec Douvrin s’il laisse ce salon en novembre (et ne l’annonce pas en début d’année comme j’ai pu le comprendre, à travers un article) et si nous nous mettions d’accord avec Festi pour le faire en début d’année, je vois mal commencer en 2018. Bien évidemment, tout ceci en commun accord avec Festi et le C.C.WAVRIN et la définition des rôles à travers un cahier des charges.
- Cas Dominique MENSIEZ.
Vincent souhaite terminer cette réunion en exposant le cas de Dominique MENSIEZ. Il nous lit quelques échanges électroniques qu’il a eus et, à la lecture de ces quelques mails on comprend parfaitement que Dominique met en doute la gestion financière du club et soupçonne même les gens du bureau d’un éventuel enrichissement si l’association venait à disparaître. D’autre part Vincent annonce, en conclusion de ces échanges, la démission de Dominique, sachant que Vincent s’était permis de le recadrer plusieurs fois.
D’autre part Dominique, en réponse à un message a confirmé à Jean-Paul sa démission. Profitant de ce message Jean-Paul annonce qu’il va lui répondre et dire ce qu’il pense de ses réflexions et sous-entendus à propos de la gestion du club (c’est le message que vous avez eu cette semaine).
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