Réunion de bureau du 7 février 2015
Absents : Jacques T., Guy, Guillaume et Jean-Claude. Vincent débute la réunion en expliquant les grandes lignes de son petit mot d’introduction pour
l’assemblée les retrouvailles du 14 février :
Rappeler aux personnes qu’il est très important de répondre aux sondages afin de faciliter le travail du bureau.
Préciser que les responsables ne sont que des bénévoles.
Ne pas profiter des sorties vélo pour remettre vos chèques ou documents.
Déplore la disparition du groupe des petits braquets.
Annonce le dépôt en mairie d’un dossier pour l’organisation d’une course cycliste.
- Le calendrier des principales sorties.
Vincent annonce que l’élaboration du calendrier devient de plus en plus difficile car le nombre des brevets régionaux est en forte baisse.
Nous en concluons que l’utilisation des voitures pour participer à des brevets plus lointains risque de se reproduire plusieurs fois.
Vincent explique que dans le calendrier du site tous les brevets seront annoncés afin de ne pas déplaire aux clubs. Pour indiquer le choix du club lorsqu’il y a plusieurs brevets, un seul brevet aura les heures précises de rendez-vous dans le calendrier.
Les dates :
1ermai:MonsChimayMons.
Du2maiau9mai:stagesdusoleil.
Paris Roubaix VTT : le 17 mai
Lille Hardelot : le 24 mai
L’Ardéchoise : du 16 au 20 juin
La Montagne de Reims : 28 juin
Lille Bray-Dunes : le 7 juin
Les 27 et 28 juin : L’ALFPEA.
LaChtiBike:le30août
St Omer : le 6 septembre
Il est demandé à Jean-Paul de lancer les inscriptions pour Lille Hardelot avec comme date butoir le 2 mars pour le prix de 16€, le 20 avril pour le prix de 19€ et le 2 mai pour le prix de 21€.
De même un message est demandé pour lancer l’inscription à Paris Roubaix VTT.
Pour le bus et le repas de Lille Hardelot un autre message sera diffusé un peu plus tard.
Laurent souhaite que l’encaissement du repas de Lille Hardelot soit fait au préalable afin d’éviter les confusions le jour même.
Vincent souhaite que soit instituée la prise de la photo du club lors de la sortie d’Haubourdin début octobre.
- Équipements.
L’essayage des casques se fera lors de l’assemblée « Les retrouvailles ». Jean-Luc disposera de 3 tailles. Le paiement se fera aussi ce jour là au prix de 50€. Pour les absents il y aura séance de rattrapage jusqu’au lundi 2 mars dernier délai.
La commande des casques se fera le 3 mars.
La gestion des casques et des équipements est sous la seule responsabilité de Jean-Luc pour
éviter des confusions.
Jean-Luc précise qu’il y aura 0 stock pour les casques et les cuissards longs.
- Préparation de la randonnée.
Vincentsouhaiteunvrairesponsableparposte.
Demander à Jacques de nous prêter son barco pour la présentation.
Une table pour les groupes, la délivrance d’attestation et la gestion des conflits sera ajoutée.
Tout le matériel pour les ravitaillements se trouvera sur le côté de la salle (lieu où on a faitle Téléthon) afin de libérer l’entrée principale.
Vincent précise qu’il ne veut pas defléchage peinture au sol.Tout le fléchage autour de la salle doit être aérien, à hauteur d’homme.
Vincent souhaite un responsable accueil et surtout un important fléchage pour indiquer les toilettes pour empêcher les gens d’uriner n’importe où.
Vincent souhaite une petite trousse de secours avec couverture de survie à la salle et aux points de ravitaillements.
Vincent propose les affiches que nous retrouverons sur lesite et la page Facebook.
Vincent et Jean-Paul cherchent un moyen d’afficher tous les parcours en très grand format afin de les afficher à l’intérieur et à l’extérieur de la salle.
Il est 11H30 l’heure où Pierre nous rejoint pour la validation des panneaux de fléchage. Pierre annonce la confection de 420 panneaux et nous montre le format des panneaux et les trous de 50 pour les fixations. Pierre nous montre un pochoir papier qu’il a réalisé et que nous validons. Jean-Luc propose de réaliser ce pochoir en plastique et de fournir la peinture jaune. Il est convenu d’attendre la confection de ce pochoir pour organiser le coloriage des panneaux.
Il est décidé sans toutefois l’annoncer auparavant de ne pas faire payer les jeunes de moins de 16 ans sachant que la quantité est très faible.
Laurent soulève le problème de la gestion de la caisse. Il est décidé que ce sera la belle-sœur de Frédéric qui récoltera régulièrement les fonds et vers 11H elle donnera la totalité à Jean- Luc pour que ce dernier les dépose chez lui en lieu protégé.
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